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[Manager*in]

HERMES One Vorhaben

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Projektleiter/in
Auftraggeber
Verwaltungseinheit	[Firma]
Geschäftsbereich	[Manager*in]
Innenauftragsnr.
Projektnummer
PFCT Bund	Link
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ACHTUNG, bitte lesen¶

Bitte lesen Sie vor der Verwendung dieses Artefakts die HERMES One Anleitung aufmerksam durch. Erst mit dem darin enthaltenen Wissen zur Handhabung erschliesst sich der Nutzen von HERMES One vollständig.

Kurz-Information zu Funktionalitäten (ersetzt nicht das Lesen der HERMES One Anleitung)

Die Entscheidungslisten (Mastertabellen) bilden das Herzstück von HERMES One. Sie werden sequenziell abgearbeitet und gewährleisten eine effiziente und sichere Durchführung.

Roter kursiver Text im Dokument: anschauliches Beispiel als Ausfüllhilfe von Textboxen und Tabellen, mit Ihren konkreten Angaben zu überschreiben.

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TEAM	TERMINE	BUDGET	RESSOURCEN	STAND	RISIKEN	MASSNAHMEN

Entscheide (Mastertabellen)

Vorhabenbeginn (und -management) - [I]

Nr.	Typ	Ergebnis	Grundlage	Stand *	Status	Verantw. f. Erg.	Datum**
01	Ent.	Phase Vorhabenbeginn freigegeben	Vorhabeninitialisierungsauftrag	Hans Müller, PL, beauftragt per E-Mail am 01.01.2025 von Peter Klein, Auftraggeber	ERLEDIGT	Peter Klein Auftraggeber	01.01.25
02	Erg.	Ausgangslage beschrieben	Ausgangslage	Ausgangslage beschrieben, Scope bekannt	Wählen Sie ein Element aus.
03	Erg.	Ziele festgelegt	Ziele	Ziele definiert	Wählen Sie ein Element aus.
04	Erg.	Anforderungen definiert	Anforderungen	Anforderungen definiert	Wählen Sie ein Element aus.
05	Erg.	Rahmenbedingungen beschrieben	Liste der Rahmenbedingungen	Rahmenbedingungen bekannt	Wählen Sie ein Element aus.
06	Erg.	Rollen und Stakeholder definiert	Liste Rollen und Stakeholder	Rollen besetzt, Stakeholder bekannt	Wählen Sie ein Element aus.
07	Erg.	Initialplanung abgeschlossen	Termine, Budget, Ressourcen	Planung wird laufend nachgeführt	Wählen Sie ein Element aus.
08	Erg.	Reporting und Kommunikation festlegen	Liste Reporting und Kommunikation	Reporting / Kommunikation festgelegt	Wählen Sie ein Element aus.
09	Erg.	Risiken bekannt	Liste der Risiken	Risikoausmass evaluiert und wird mittels Statusberichte laufend aktualisiert	Wählen Sie ein Element aus.
10	Erg.	Studie erstellt	Lösungsbeschreibung	kann verwendet werden, um eine Studie in der Phase Vorhabenbeginn zu erstellen, ansonsten Zeile löschen	Wählen Sie ein Element aus.
11	Ent.	Durchführungsfreigabe erteilt	Vorliegen (erledigt oder nicht relevant) der Ergebnisse 01 bis 10	Von Auftraggeber/in überprüft	Wählen Sie ein Element aus.	Peter Klein Auftraggeber	01.01.25
* Beispieltexte, bei Bedarf entsprechend anzupassen ** Datum: Erfassen des Datums nur für Entscheidungen (Ent.) verlangt, für Ergebnis-Erstellungen (Erg.) optional

Lösungsentstehung - [II]

Nr.	Typ	Ergebnis	Grundlage	Stand *	Status	Verantw. f. Erg.	Datum**
01	Erg.	Lösungsbeschreibung vorhanden	Lösungsbeschreibung	Lösung ist ausreichend beschrieben	Wählen Sie ein Element aus.
02	Erg.	Statusbericht 01 erstellt	Status 01	Statusbericht erstellt und versendet	Wählen Sie ein Element aus.
Platzhalter für Statusbericht 02	Wählen Sie ein Element aus.
03	Ent.	Phasenfreigabe Vorhabenende erteilt	Abnahmeprotokoll	Abnahme ist erfolgt durch Auftraggeber/in	Wählen Sie ein Element aus.	Peter Klein Auftraggeber	01.02.25
* Beispieltexte, bei Bedarf entsprechend anzupassen ** Datum: Erfassen des Datums nur für Entscheidungen (Ent.) verlangt, für Ergebnis-Erstellungen (Erg.) optional

Vorhabenende - [III]

Nr.	Typ	Ergebnis	Grundlage	Stand *	Status	Verantw. f. Erg.	Datum**
01	Erg.	Schlussbeurteilung erstellt	Schlussbeurteilung	Schlussbeurteilung erstellt und versendet	Wählen Sie ein Element aus.
02	Ent.	Vorhabenabschluss erteilt	Schlussbeurteilung	Schlussbeurteilung abgenommen von Auftraggeber/in, ggfs. Massnahmen und Pendenzen definiert	Wählen Sie ein Element aus.	Peter Klein Auftraggeber	01.03.25
* Beispieltexte, bei Bedarf entsprechend anzupassen ** Datum: Erfassen des Datums nur für Entscheidungen (Ent.) verlangt, für Ergebnis-Erstellungen (Erg.) optional

Ausgangslage – Scope [I]

Ausgangslage
In unserer Stadt kommt es immer wieder zu Sachbeschädigungen und Mängeln an der öffentlichen Infrastruktur, wie z.B. beschädigte Bänke, defekte Strassenlaternen oder Graffiti. Diese Probleme beeinträchtigen nicht nur das Erscheinungsbild der Stadt, sondern können auch die Sicherheit und Lebensqualität der Einwohner beeinträchtigen. Um diese Probleme schneller und effizienter zu erfassen und beheben zu können, soll eine mobile App entwickelt werden, mit der Bürgerinnen und Bürger solche Sachbeschädigungen und Infrastrukturprobleme einfach und bequem melden können. Abgrenzung: Prävention von Sachbeschädigungen: Die App zielt nicht darauf ab, Sachbeschädigungen zu verhindern. Kommerzielle Nutzung: Die App ist nicht für die kommerzielle Nutzung vorgesehen. Sie ist ein kostenloses Angebot für Bürgerinnen und Bürger. …

Zu beachten: bei jedem Informatikvorhaben der Bundesverwaltung ist vorab eine Schutzbedarfsanalyse durchzuführen: Beurteilung des Schutzbedarfs

Ziele [I]

Nr.	Kategorie	Beschreibung	Messgrösse	Priorität*	Prognose / ** Erfüllungsgrad
Z01	Bürgerbeteiligung verbessern (Systemziel)	Verbesserung der Bürgerbeteiligung und des bürgerschaftlichen Engagements	Anzahl der heruntergeladenen Apps – 6 Monate nach Launch, 500 Download/Mt: Dieser Wert gibt an, wie viele Bürgerinnen und Bürger die App aktiv nutzen.	M	80%
Z02	Schadensbehebung durch die Stadtverwaltung beschleunigen (Systemziel)	Steigerung der Effizienz der Schadensbehebung durch die Stadtverwaltung	Durchschnittliche Bearbeitungszeit für Meldungen sinkt um 80%: Dieser Wert gibt an, wie lange es durchschnittlich dauert, bis eine Meldung bearbeitet und der Schaden behoben ist.	M	100%
Z03	Ausmass Sachbeschädigungen und Infrastrukturproblemen verringern (Systemziel)	Verringerung der Anzahl und des Ausmasses von Sachbeschädigungen und Infrastrukturproblemen	Anzahl der Sachbeschädigungen und Infrastrukturprobleme sinkt um 50%: Dieser Wert gibt an, wie viele Sachbeschädigungen und Infrastrukturprobleme in der Stadt insgesamt auftreten	2	50%
Z04	Einführungszeit (Vorgehensziel)	Einführung der neuen App innerhalb in diesem Jahr, Budgetzyklus (2024)	App ist bis 31.02.2025 gelauncht auf Apple iTunes und Google Play	M	100%
Z05	100%
…
* Priorität: M = Muss / 1 (Muss-Ziele müssen unbedingt erfüllt werden) = hoch, 2 = mittel, 3 = tief (haben die niedrigste Priorität, werden nur umgesetzt bei ausreichend Zeit und Ressourcen) ** Führen Sie die erwartete Zielerreichung (Prognose) regelmässig nach. Bei Abschluss des Vorhabens geben Sie den erreichten Erfüllungsgrad in fetter Schrift an

Anforderungen [I]

ID	Anforderungen	Abnahmekriterium	Auftragsowner	Relevanz*
A01	Benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar	Die App kann ohne Schulung oder Anleitung intuitiv bedient werden	M
A02	Verfügbar für verschiedene mobile Betriebssysteme (Android, iOS)	Die App läuft auf allen gängigen Android- und iOS-Geräten	M
A03	Funktioniert offline und online	Die App synchronisiert die Offline-Daten automatisch mit dem Server, sobald eine Internetverbindung verfügbar ist	K
A04	Integrierte Kartendarstellung zur Lokalisierung der Schäden	Die App zeigt die Adresse und die Entfernung zum Standort des Schadens an	S
A05	Sichere Datenübertragung und -speicherung	Alle Daten werden verschlüsselt übertragen	M
A06
…
* Relevanz: M = Muss / S = Soll / K = Kann

Lösungsbeschreibung [II]

Lösungsbeschreibung
Diese Lösungsbeschreibung bietet einen Überblick über die wichtigsten Aspekte der Entwicklung einer App zur Meldung von Sachbeschädigungen und Infrastrukturproblemen. Die konkrete Umsetzung kann an die spezifischen Bedürfnisse der jeweiligen Stadt angepasst werden. Es ist wichtig, dass die App benutzerfreundlich, zuverlässig, sicher und effektiv ist, um den Erfolg des Vorhabens zu gewährleisten. Funktionsweise Erstellen von Meldungen: Nutzer können einfach und bequem Sachbeschädigungen und Infrastrukturprobleme melden, indem sie Fotos, Videos und detaillierte Informationen (Standort, Art des Schadens, Beschreibung) hinzufügen. Lokalisierung: Die App nutzt GPS und Kartendienste, um den Standort des Schadens genau zu erfassen. Kategorisierung: Die Meldungen werden automatisch nach Art und Schweregrad des Schadens kategorisiert, um eine effiziente Bearbeitung zu ermöglichen. Bearbeitungsprozess: Die Stadtverwaltung erhält Benachrichtigungen über neue Meldungen und kann diese direkt in der App bearbeiten. Status-Tracking: Nutzer können den Status ihrer Meldungen in der App verfolgen und erhalten Benachrichtigungen über den Fortschritt der Bearbeitung. Feedback: Nutzer können Feedback zur App und den Meldungen geben, um die Weiterentwicklung zu unterstützen. Design Modernes und ansprechendes Design: Die App sollte ein modernes und ansprechendes Design haben, das intuitiv zu bedienen ist und den Nutzern eine positive Benutzererfahrung bietet. Barrierefreiheit: Die App sollte barrierefrei gestaltet sein und für alle Nutzer, einschliesslich Menschen mit Behinderungen, zugänglich sein. Mehrsprachigkeit: Die App sollte in mehreren Sprachen verfügbar sein, um allen Bürgerinnen und Bürgern der Stadt die Möglichkeit zu geben, sie zu nutzen. …

Rahmenbedingungen / Abhängigkeiten / Abgrenzungen / Rechtliches / Auswirkungen [I]

Nr.	Stichwort	Beschreibung
R01	HERMES One Richtlinien	HERMES One Richtlinien sind einzuhalten
R02	EU-Datenschutzverordnung	Die Datenschutzverordnung der EU ist einzuhalten
R03	Technische Infrastruktur	Die städtische Verordnung über die Erstellung von ….
R04
…

Rollen und Stakeholder [I-II]

Typ*	Rolle	Name	Kürzel	Funktion / Vertretene Organisationseinheit / Interessen am Vorhaben
R01	Auftraggeber/in	Kurt Mahler	mak	Leiter Direktion xyz
R02	Projektleiter/in	Leon Huber	hul	Mitarbeiter Direktion xyz
R03	Entwickler	Sandra Klein	kls	Mitarbeiter IT-Department
R04	Designer	Max Gross	grm
S01	Stakeholder	Einwohnerinnen und Einwohner von Musterhausen
S02	Stakeholder	Stadtverwaltung von Musterhausen
S03	Stakeholder
Z01	Zielgruppe	Bürgerinnen und Bürger
Z02	Zielgruppe	Stadtverwaltung
Zielgruppe

Planung [I-II]

Termine (Soll-Ist-Vergleich)

Nr.	Meilenstein	Datum Plan (Soll)	Datum Ist	Differenz*	Bemerkung / Beurteilung
M01	Initialisierungsfreigabe	01.01.2025	01.01.2025	0
M02	Durchführungsfreigabe	01.02.2025	15.02.2025	15	Commitment Stakeholder dauerte länger als erwartet
M03	Phasenfreigabe Vorhabenende
M04	Vorhabenabschluss

Budget (Kosten) Soll-Ist-Vergleich

Nr.	Phase	Plan (Soll)	Ist	Differenz	Bemerkung
P01	Vorhabenbeginn SB LV VE	12‘000.-- 5’000.-- 5’000.-- 2’000.--	10'000.-- 5’000.-- 5’000.-- 0.--	-2'000.--
P02	Lösungsentstehung SB LV VE	65'000.-- 60’000.-- 3’000.-- 2’000.--	70'000.-- 65’000.-- 3’000.-- 2’000.--	+5'000.--	Konzept erstellt für Lösungserstellung
P03	Vorhabenende SB LV VE	1'000.— 500.-- 0.-- 0.--	1'500.-- 500.-- 0.-- 0.--	0.--

Ressourcen (Personal) Soll-Ist-Vergleich

Nr.	Phase	Plan (Soll)	Ist	Differenz	Bemerkung
P01	Vorhabenbeginn VE interne AT Externe AT	2 1 1	2 1 1	0
P02	Lösungsentstehung VE interne AT Externe PT	2 1 1	2 1 1	0	Zusätzlicher Entwickler war notwendig
P03	Vorhabenende VE interne AT Externe AT	2 1 1	2 1 1	0
Alle Angaben in AT (Arbeitstagen) grau schattierte Spalten: Zusammenzug für Schlussbeurteilung

Reporting und Kommunikation [I]

Ergebnis	Inhalt	Verantwortlich	Empfänger	Termin
Statusbericht	gem. Vorgabe	Projektleiter/in	Auftraggeber	monatlich, erster Arbeitstag des Monats
Flyer (per mail)	Einführung der neuen Lösung Alle Mitarbeitenden kennen Vorgehen, Termine und Supportorganisation	Auftraggeber/in	Alle Mitarbeitenden	12.3.2025
Website	Öffentliche Kommunikation über die App und ihre Funktionen	Projektleiter/in	Alle Vorhaben-Interessierte	Regelmässige Aktualisierungen
…

Stand (Ampel) [I-II]

Statusbericht 01 | 01.01.2025

Nr.	Bereich	Status	Problem	Massnahmen, siehe
S01	Termine	grün	…
S02	Kosten	rot	Lizenzkosten teurer als geplant	Massnahmenliste
S03	Personalaufwand	gelb	Experte steht nicht zur Verfügung	Massnahmenliste
S04	Ergebnisse	grün	…
S05	Ziele	grün	…
S06	Risiken	grün	…
Legende: grün = Vorhaben ist auf Kurs, keine Massnahmen notwendig gelb = Massnahmen notwendig rot = Nebst Massnahmen auch Eskalation an höhere Stufe notwendig

Risiken [I-II]

Nr.	Risikofaktor	Risikobeschreibung	EW	AG	RZ	Massnahmen, siehe
R01	Termin	Verzögerungen bei der Entwicklung der App	3	3	9	Massnahmenliste
R02	Sicherheit	Technische Probleme	2	3	3	Massnahmenliste
R03	Nutzen	Geringes Interesse der Bürgerinnen und Bürger an der App	2	3	6	Massnahmenliste
R04	Umfeld	Mangelnde Zusammenarbeit mit der Stadtverwaltung	1	2	2	Massnahmenliste
R05	Massnahmenliste
…
Legende: grün = Vorhaben ist auf Kurs, keine Massnahmen notwendig gelb = Massnahmen notwendig rot = Nebst Massnahmen auch Eskalation an höhere Stufe notwendig
EW=Eintretenswahrscheinlichkeit: 1 Niedrig / 2 Mittel / 3 Hoch; AG=Auswirkungsgrad: 1 Gering / 2 Mittel / 3 Gross, RZ=Risikozahl: RZ = EW x AG

Massnahmen und Pendenzenliste (Änderungsmanagement) [I-II]

Abnahmeprotokoll [II]

Abnahmeereignis

☐	Das Abnahmeobjekt wurde geprüft ohne Mängelanzeige. Die Abnahme erfolgt ohne Vorbehalt.

☐	Das Abnahmeobjekt wurde geprüft und unter Vorbehalt abgenommen. Die Mängel sind innerhalb der vorgegebenen Frist zu beheben ( Massnahmen) und die Lösung ist mittels Nachprüfung nochmals abzunehmen.

☐	Das Abnahmeobjekt wurde geprüft.
Die Abnahme wird verweigert.

Unterschriften

Name	Funktion	Ort & Datum	Unterschrift

Schlussbeurteilung [III]

Schlussbeurteilung
Das Vorhaben wurde erfolgreich abgeschlossen. Die App wurde pünktlich und im Rahmen des Budgets fertiggestellt und erfüllt alle Anforderungen. Erfolgsfaktoren Die folgenden Faktoren haben zum Erfolg beigetragen: Enge Zusammenarbeit zwischen dem Team, der Stadtverwaltung und den Bürgerinnen und Bürgern Klare Kommunikation und ein gemeinsames Verständnis der Ziele Verwendung bewährter Entwicklungsmethoden und -werkzeuge Umfassende Tests und Qualitätskontrolle Flexibilität und Anpassungsfähigkeit bei der Umsetzung Herausforderungen und Lösungen Während des Vorhabens gab es einige Herausforderungen, die gemeistert werden mussten: Verzögerungen bei der Lieferung von Drittanbieter-Komponenten Technische Probleme im Zusammenhang mit der Integration mit den Systemen der Stadtverwaltung Geringes Interesse der Bürgerinnen und Bürger an der App in der Anfangsphase Diese Herausforderungen wurden durch folgende Massnahmen gelöst: Enge Zusammenarbeit mit den Drittanbietern Anpassung der Schnittstellen und Datenaustauschformate Intensive Marketingkampagne zur Bekanntmachung der App Empfehlungen Es wird empfohlen, die App in folgenden Bereichen weiterzuentwickeln: Integration von Social-Media-Funktionen Erweiterung der App auf weitere Städte …

Hinweis:

Nachfolgend sind die Tabellen der Ziele, Termine, Budget sowie Ressourcen aufgelistet, um einen konzentrierten Überblick für die Erstellung der Schlussbeurteilung zu erhalten. Die Daten werden automatisch aus den Ursprungstabellen zusammengezogen. Falls dies nicht gebaucht wird, kann der gesamte Abschnitt (gelbe Seitenränder) gelöscht werden.

Ziele (Daten in der Tabelle werden automatisch übernommen – Daten hier ändern

Nr.	Kategorie	Beschreibung	Messgrösse	Priorität*	Prognose / ** Erfüllungsgrad
Z01	Bürgerbeteiligung verbessern (Systemziel)	Verbesserung der Bürgerbeteiligung und des bürgerschaftlichen Engagements	Anzahl der heruntergeladenen Apps – 6 Monate nach Launch, 500 Download/Mt: Dieser Wert gibt an, wie viele Bürgerinnen und Bürger die App aktiv nutzen.	M	80%
Z02	Schadensbehebung durch die Stadtverwaltung beschleunigen (Systemziel)	Steigerung der Effizienz der Schadensbehebung durch die Stadtverwaltung	Durchschnittliche Bearbeitungszeit für Meldungen sinkt um 80%: Dieser Wert gibt an, wie lange es durchschnittlich dauert, bis eine Meldung bearbeitet und der Schaden behoben ist.	M	100%
Z03	Ausmass Sachbeschädigungen und Infrastrukturproblemen verringern (Systemziel)	Verringerung der Anzahl und des Ausmasses von Sachbeschädigungen und Infrastrukturproblemen	Anzahl der Sachbeschädigungen und Infrastrukturprobleme sinkt um 50%: Dieser Wert gibt an, wie viele Sachbeschädigungen und Infrastrukturprobleme in der Stadt insgesamt auftreten	2	50%
Z04	Einführungszeit (Vorgehensziel)	Einführung der neuen App innerhalb in diesem Jahr, Budgetzyklus (2024)	App ist bis 31.02.2025 gelauncht auf Apple iTunes und Google Play	M	100%
Z05	100%
…

Termine (Daten in der Tabelle werden automatisch übernommen – Daten hier ändern)

Nr.	Meilenstein	Datum Plan (Soll)	Datum Ist	Differenz*	Bemerkung / Beurteilung
M01	Initialisierungsfreigabe	01.01.2025	01.01.2025	0
M02	Durchführungsfreigabe	01.02.2025	15.02.2025	15	Commitment Stakeholder dauerte länger als erwartet
M03	Phasenfreigabe Vorhabenende
M04	Vorhabenabschluss

Budget (Daten in der Tabelle werden automatisch übernommen – Daten hier ändern)

Nr.	Phase	Plan (Soll)	Ist	Differenz	Bemerkung
P01	Vorhabenbeginn SB LV VE	12‘000.-- 5’000.-- 5’000.-- 2’000.--	10'000.-- 5’000.-- 5’000.-- 0.--	-2'000.--
P02	Lösungsentstehung SB LV VE	65'000.-- 60’000.-- 3’000.-- 2’000.--	70'000.-- 65’000.-- 3’000.-- 2’000.--	+5'000.--	Konzept erstellt für Lösungserstellung
P03	Vorhabenende SB LV VE	1'000.— 500.-- 0.-- 0.--	1'500.-- 500.-- 0.-- 0.--	0.--

Ressourcen (Daten in der Tabelle werden automatisch übernommen – Daten hier ändern)

Nr.	Phase	Plan (Soll)	Ist	Differenz	Bemerkung
P01	Vorhabenbeginn VE interne AT Externe AT	2 1 1	2 1 1	0
P02	Lösungsentstehung VE interne AT Externe PT	2 1 1	2 1 1	0	Zusätzlicher Entwickler war notwendig
P03	Vorhabenende VE interne AT Externe AT	2 1 1	2 1 1	0
Alle Angaben in AT (Arbeitstagen) grau schattierte Spalten: Zusammenzug für Schlussbeurteilung

Massnahmen (siehe zentrale Massnahmenliste)

Abkürzungen und Glossar

Abkürzung / Fachwort	Erläuterung
HERMES One	Vorgehensmethodik für Kleinst- und Kleinvorhaben
HERMES Online	Webseite

Inhaltsverzeichnis

ACHTUNG, bitte lesen¶	1

0	Navigation (ein- und ausklappbar)	2

1	Entscheide (Mastertabellen)	2

1.1	Vorhabenbeginn (und -management) - [I]	2

1.2	Lösungsentstehung - [II]	4

1.3	Vorhabenende - [III]	4

2	Ausgangslage – Scope [I]	5

3	Ziele [I]	6

4	Anforderungen [I]	7

5	Lösungsbeschreibung [II]	8

6	Rahmenbedingungen / Abhängigkeiten / Abgrenzungen / Rechtliches / Auswirkungen [I]	9

7	Rollen und Stakeholder [I-II]	10

8	Planung [I-II]	11

8.1	Termine (Soll-Ist-Vergleich)	11

8.2	Budget (Kosten) Soll-Ist-Vergleich	11

8.3	Ressourcen (Personal) Soll-Ist-Vergleich	12

9	Reporting und Kommunikation [I]	13

10	Stand (Ampel) [I-II]	14

10.1	Statusbericht 01 | 01.01.2025	14

11	Risiken [I-II]	15

12	Massnahmen und Pendenzenliste (Änderungsmanagement) [I-II]	16

13	Abnahmeprotokoll [II]	17

13.1	Abnahmeereignis	17

13.2	Unterschriften	17

14	Schlussbeurteilung [III]	18

Abkürzungen und Glossar	22

Inhaltsverzeichnis	23