Plan de gestion du projet

Nom de projet

Classification	Sélectionnez un élément.
État	Sélectionnez un élément.
Nom du programme
N° du projet
Chef de projet	Chef de projet
Version	0.1
Date	Cliquez ici pour saisir une date.
Mandant	Mandant
Auteur/Auteurs
Distribution

Liste des modifications

Version	Date	Modification	Auteur
0.1

Tableau 1:	Contrôle des modifications

Description

Le plan de gestion du projet contient la planification générale du projet ainsi que les principales règles concernant les méthodes, les techniques, les rôles et les utilitaires qui doivent être définis de manière spécifique pour le projet. Il sert de base d’action unique pour tous les participants au projet. Il est précisé et actualisé continuellement pendant le projet selon le principe de la planification et du pilotage continus. À la clôture d’une phase, il est adapté aux nouvelles conditions en vue de l’exécution de la phase suivante.

Description du projet

Brève description du contenu du projet

Scénario avec phases et jalons

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Figure 1 -	Graphique présentant les phases et les jalons

Organisation

Attribution des rôles

Rôle dans l’organisation permanente	Nom	Abréviation	Unité organisationnelle
Direction:
Organes de prescription et de contrôle de gestion: révision interne	Paul Hauser	hap	ABC
Project Management Office (PMO):

Tableau 2:	Organisation permanente

Rôle dans l’organisation de projet	Nom	Abréviation	Fonction / Unité organisationnelle représentée
Mandant	Kurt Mahler	mak	Resp. direction xyz
Comité de pilotage
Chef du programme	Leon Huber	hul
Responsable SIPD
Spécialiste représentant les utilisateurs
Spécialiste responsable des processus métier

Tableau 3:	Organisation de projet pour la phase suivante

Organigramme

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Figure 2 -	Graphique concernant l’organisation de projet

Transmission des problèmes

Les problèmes sont transmis dans le cadre de l’organisation de projet.

Si un problème ne peut être résolu en l’espace de cinq jours à un échelon, il est transmis à l’échelon supérieur dans le cadre de l’organisation de projet.

Structure des résultats du projet

Carte heuristique, représentation hiérarchique

La structure des résultats du projet est la représentation hiérarchiquement structurée du contenu du projet (Produkt-Breakdown-Structure PBS).

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Figure 3:	Graphique concernant la structure des résultats du projet

Scénario avec structure détaillée du projet

Phases, modules, tâches, résultats, rôles

Structure détaillée du projet issue de HERMES online, ou référence à un document séparé

Dépendances

Dépendance
Projet	Mandat / mesure XY
Thèmes pertinents pour le projet
Résultat / décision / fait pertinent pour le projet
Délai	07.05.2021
Conséquences pour le projet
Interlocuteur	Chef de projet

Tableau 4:	Dépendances

Plan de vérification

Reprendre les résultats de la structure détaillée du projet

Phase / résultat	Méthode de vérification	Responsable	Vérificateur	Délai	État
Concept
Rapport de phase	Revue	Mandant	Sutter, Huber	15.05.2020	Approuvé

Tableau 5:	Plan de vérification

Méthodes de vérification selon l’annexe «Assurance de la qualité»

Plan des délais

Planification détaillée de la phase actuelle et de la prochaine phase du projet

Éventuellement référence à un document externe

Jalon	Date prévue	Date effective
Mandat d’initialisation du projet
Choix d’une variante
Libération du projet
Libération de la phase de réalisation
.......
Libération de la phase de déploiement
Mise en service
Clôture du projet

Tableau 6:	Jalons et délais

Plan des coûts

En règle générale un document séparé, conformément aux prescriptions de l’organisation permanente

Plan des ressources

Ressources en personnel

Rôle / personne	Mois 1	Mois 2	Mois 3	Mois 4	Mois 5	Total	Confirmation du supérieur
Nom
Nom

Tableau 7:	Ressources en personnel

Équipements

Locaux, infrastructure informatique, logiciels spécifiques, etc.

Plan d’achat

Besoins / Désignation	Quantité	Valeur CHF	Date	Type d’achat
Business analyst	20 jours	20 000	20.1 – 30.03.2020	Procédure de gré à gré avec plusieurs offres
Développeur	300 jours	280 000	01.04.2021 – 30.06.2021	Appel d’offres public OMC
Analyste	100 heures	18 000	20.01 – 30.03.2021	Commande au titre du contrat-cadre
Outils et services	400 heures	48 000	01.07.2020 – 30.06.2020	Procédure sur invitation

Tableau 8:	Plan d’achat

Communication

Destinataire de l’information	Responsable de la communication	Contenu	Objectif	Moyen / support	Délai
Tous les collaborateurs	Mandant	Déploiement de la nouvelle solution	Tous les collaborateurs connaissent la procédure, les délais et l’organisation de support	Dépliant (par courriel)	12.3.2020

Tableau 9:	Plan de communication

Reporting

Résultat	Fréquence	Responsable	Destinataire	Délai
Rapport sur l’état du projet	Mensuelle	Chef de projet	Mandant	Premier jour ouvré du mois
Rapport de phase	Fin de la phase conception	Chef de projet	Mandant	Cf. planification

Tableau 10:	Reporting

Prescriptions, méthodes et outils

Titre	Prescriptions, méthodes et outils	Version
Gestion de projet	HERMES	HERMES 5.2
Achats	LMP, OMP
Logiciel pour xyz	Outil aaa	10.2

Tableau 11:	Prescriptions, méthodes et outils

Abréviations et glossaire

Abréviation / Terme technique	Explication
HERMES	La méthode de gestion de projets et de programmes HERMES 5 est une norme eCH.

Tableau 12:	Abréviations et glossaire

Tables des matières

Liste des modifications	1

Description	1

1	Description du projet	2

2	Scénario avec phases et jalons	2

3	Organisation	2

3.1	Attribution des rôles	2

3.2	Organigramme	3

3.3	Transmission des problèmes	3

4	Structure des résultats du projet	4

5	Scénario avec structure détaillée du projet	4

5.1	Phases, modules, tâches, résultats, rôles	4

5.2	Dépendances	4

6	Plan de vérification	4

7	Plan des délais	5

8	Plan des coûts	5

9	Plan des ressources	5

9.1	Ressources en personnel	5

9.2	Équipements	6

10	Plan d’achat	6

11	Communication	7

12	Reporting	7

13	Prescriptions, méthodes et outils	7

Abréviations et glossaire	8

Tables des matières	9

Tables des illustrations	11

Table des tableaux	11

Annexes	12

Annexe A	Assurance de la qualité	12

Annexe B	Gestion des risques	13

Annexe C	Procédure de transmission des problèmes	15

Annexe D	Gestion des documents	16

Annexe D.A	Classement des documents	16

Annexe D.B	Conventions relatives aux noms	16

Annexe D.C	Versions de documents	16

Annexe E	Gestion des modifications	18

Tables des illustrations

Figure 1 -	Graphique présentant les phases et les jalons	2

Figure 2 -	Graphique concernant l’organisation de projet	3

Figure 3:	Graphique concernant la structure des résultats du projet	4

Figure 4 -	Matrice des risques	14

Figure 5:	Graphique concernant la gestion des versions	16

Figure 6:	Graphique concernant la gestion des modifications	18

Table des tableaux

Tableau 1:	Contrôle des modifications	1

Tableau 2:	Organisation permanente	2

Tableau 3:	Organisation de projet pour la phase suivante	3

Tableau 4:	Dépendances	4

Tableau 5:	Plan de vérification	5

Tableau 6:	Jalons et délais	5

Tableau 7:	Ressources en personnel	5

Tableau 8:	Plan d’achat	6

Tableau 9:	Plan de communication	7

Tableau 10:	Reporting	7

Tableau 11:	Prescriptions, méthodes et outils	7

Tableau 12:	Abréviations et glossaire	8

Tableau 13:	Assurance de la qualité	12

Tableau 14:	Échelle d’évaluation de la probabilité d’occurrence	13

Tableau 15:	Échelle d’évaluation des conséquences pour le résultat du projet	13

Tableau 16:	Matrice des risques	14

Annexes

Assurance de la qualité

La procédure à suivre pour les tests est définie dans le concept de test.

Les vérifications sont définies dans le chapitre sur le plan de vérification (dans le plan de gestion du projet).

Les méthodes de vérification suivantes sont utilisées dans le projet.

Méthode de vérification	Description
Revue écrite (RE)	Le résultat est envoyé par courriel aux vérificateurs. Ces derniers le vérifient indépendamment les uns des autres et établissent un rapport de vérification avec leurs constatations. L’auteur corrige celles-ci ou les refuse par écrit, en communiquant les motifs par courriel au vérificateur.
Revue orale (RO)	Les constatations écrites sont discutées au cours d’une réunion. Les adaptations et mesures nécessaires y sont décidées, attribuées à des responsables et assorties d’un délai. Une revue orale repose toujours sur une revue écrite. La revue orale débouche sur un procès-verbal qui doit être signé par les participants.
Walk-through	Il s’agit d’une vérification moins formelle qu’une revue. En examinant les résultats disponibles à un moment donné, le vérificateur tente de se faire une idée de l’état actuel des travaux.

Tableau 13:	Assurance de la qualité

Si des résultats sont réceptionnés au cours d’une consultation de représentants spécialisés, cette vérification est effectuée au moyen d’une revue écrite.

Gestion des risques

Les risques liés au projet sont mentionnés pour la première fois dans le mandat du projet, puis actualisés dans le rapport d’état du projet et le rapport de phase.

Pour pouvoir évaluer les risques, chacun d’entre eux doit être apprécié au regard de sa probabilité d’occurrence et de la sévérité de ses conséquences (degré d’impact). Des variables sont définies à cet effet.

Échelle d’évaluation de la probabilité d’occurrence

Évaluation	Description de la probabilité d’occurrence
1 = faible	Improbable (inférieure à 20 %)
2 = moyenne	Modérément probable (entre 20 et 50 %)
3 = élevée	Très probable (supérieure à 50 %)

Tableau 14:	Échelle d’évaluation de la probabilité d’occurrence

Évaluation	Conséquence pour le résultat du projet	Conséquence pour le délai	Conséquence pour les coûts
1 = faible	Défauts mineurs	Jusqu’à 1 mois, donc mineure	Aucune
2 = moyenne	Défauts considérables	1-3 mois, donc considérable	5-20 %, donc considérable
3 = élevée	Défauts sérieux	Plus de 3 mois, donc sérieuse	Supérieure à 20 %, donc sérieuse

Tableau 15:	Échelle d’évaluation des conséquences pour le résultat du projet

Ces valeurs donnent les coordonnées permettant de représenter le risque dans la matrice. Les changements par rapport à la dernière évaluation sont indiqués au moyen d’une flèche (exemple du risque 2).

Matrice des risques

Figure 4 -	Matrice des risques

Les risques identifiés et évalués sont reportés dans le rapport d’état du projet sous forme de tableau (cf. ci-dessous). Pour chaque risque, une ou plusieurs mesures sont planifiées.

No	Description du risque	PO	DI	FR	Mesures	Responsable	Délai
R1	Système informatique pas assez performant	3	3	9	Tests de performance	Chef de projet	01.01.2021
R2	Spécialiste non disponible pour la phase de conception	2	2	4	Convention avec l’organisation permanente	Chef de projet	12.12.2020
R3	Réorganisation de l’organisation permanente	3	1	3	Assurer la relève	Mandant	31.12.2020
Légende: PO = probabilité d’occurrence: 1 faible / 2 moyenne / 3 élevée; DI = degré d’impact: 1 faible / 2 moyen / 3 élevé; FR = facteur de risque: FR = PO x DI

Tableau 16:	Matrice des risques

Procédure de transmission des problèmes

La transmission des problèmes est une mesure spéciale à laquelle il faut avoir recours avec prudence et uniquement à titre exceptionnel. Dans le cadre d’un projet, il est toujours souhaitable et avantageux d’essayer d’abord toutes les autres mesures de résolution de conflits disponibles et d’engager dans un premier temps ses propres compétences de communication. En effet, la transmission d’un problème finit souvent par en entraîner une autre.

La procédure à suivre en cas de problème à transmettre est définie de manière unique et est valable pour toute la durée du projet. Il est néanmoins possible de l’adapter à tout moment si le besoin s’en fait sentir.

Au cours d’un projet, un conflit non résolu ou un problème peuvent donner lieu à une procédure de transmission des problèmes. Les problèmes qui ne peuvent pas être résolus par la conduite du projet par manque de compétences ou de ressources sont transmis au comité de pilotage du projet, qui les traite avec la priorité et l’urgence requises.

La procédure de transmission des problèmes est décrite de manière neutre et spécifie les différents rôles. Elle définit comment les conflits ou les problèmes insolubles doivent être confiés à un échelon supérieur du projet: du niveau hiérarchique de la conduite à celui du pilotage, et ensuite au sein de celui-ci à l’échelon suivant.

La procédure décrite a notamment comme objectif de définir quelles circonstances permettent de sauter un échelon hiérarchique et quelles situations ne le permettent pas.

Gestion des documents

Classement des documents

Outils, lieu d’archivage, gestion de l’accès

Conventions relatives aux noms

Pour que les documents liés au projet puissent être identifiés facilement et sans ambiguïté, les noms des fichiers doivent respecter les conventions suivantes:

Nom du projet-désignation du document.type de fichier

Exemple:

HMH-mandat de projet.doc

Versions de documents

Les modifications apportées aux documents doivent être répertoriées dans la liste correspondante.

Utilisation de numéros de version:

Les numéros de version V0.1, V0.2, V0.3…V0.9 désignent des versions de documents en cours d’élaboration.

Le numéro de version V1.0 est donné à la première version réceptionnée du document.

Le numéro de version V1.1 est donné à la première version modifiée après la réception.

Le numéro de version V2.0 est donné à la deuxième version réceptionnée du document.

Gestion des versions

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Figure 5:	Graphique concernant la gestion des versions

Documents avec référence temporelle

Pour les documents ayant une référence temporelle claire, la date doit figurer dans le nom du fichier.

Exemple pour un procès-verbal:

HMH-PV-réunion équipe de base-2020-12-05.doc

Néanmoins, la référence temporelle peut aussi être utilisée pour signaler les différentes versions. Combiner les deux indications (référence temporelle et numéro de version) a ainsi peu de sens.

Pour indiquer la date dans le nom du fichier, on utilisera toujours le format AA-MM-JJ (ou AAAA-MM-JJ), afin que les documents apparaissent dans l’ordre chronologique dans les listes. Si le nom des documents commence par la date, tous les documents seront classés dans l’ordre chronologique. En revanche, si la date est indiquée à la fin du nom des documents, les documents seront classés d’abord alphabétiquement puis, pour un même document, dans l’ordre des différentes versions (en fonction de la date).

Conseil relatif à l’utilisation d’une référence temporelle:

L’utilisation de la référence temporelle en lieu et place du numéro de version s’est imposée presque partout. Comme les documents peuvent généralement toujours être triés par ordre chronologique, la pratique a montré qu’il est plus efficace d’indiquer le nom au début et la date à la fin (nom du document-AAMMJJ). En inversant les deux, il n’est en effet plus possible de trier les documents par ordre alphabétique.

De plus, dans la plupart des cas, il est de nouveau possible d’utiliser la forme abrégée AAMMJJ, comme cela avait été le cas avant l’an 2000.

Nom du projet-désignation du document-AAMMJJ.type de fichier

Exemple:

HMH-mandat de projet-211126.doc

HMH-mandat de projet-211205.doc

Gestion des modifications

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Figure 6:	Graphique concernant la gestion des modifications