Piano di gestione del progetto

Nome del progetto

Classificazione	Selezionare un elemento
Stato	Selezionare un elemento
Nome del programma
Numero del progetto
Project manager	Project manager
Versione	0.1
Data	clicca qui per inserire una data
Committente	Committente
Autore/Autori
Distribuzione

Elenco delle modifiche

Versione	Data	Modifica	Autore
0.1

Tabella 1:	Controllo delle modifiche

Descrizione

Il piano di gestione del progetto contiene la pianificazione globale del progetto e le regole essenziali rispetto a metodi, tecniche, ruoli e strumenti stabiliti in funzione del progetto. Il piano di gestione del progetto serve come base d’azione unitaria per tutti i partecipanti al progetto. Esso viene costantemente concretizzato e aggiornato nel corso del progetto secondo il principio della pianificazione e della guida continua. Alla chiusura di una fase, il piano di gestione del progetto viene adeguato alle mutate condizioni per procedere alla realizzazione della fase successiva.

Descrizione del progetto

Breve descrizione del contenuto

Scenario con fasi e milestone

Figura relativa a fasi e milestone (modello nella presentazione del progetto)

Organizzazione

Ruolo nell’organizzazione permanente	Nome e cognome	Iniziali	Unità organizzativa
Direzione:
Organi regolatori e di controllo di gestione: revisione interna	Paul Hauser	hap	ABC
Project Management Office (PMO)

Tabella 2:	Organizzazione permanente

Ruolo nell’organizzazione di progetto	Nome e cognome	Iniziali	Funzione e unità organizzativa
Committente	Kurt Mahler	mak	Capo dell’unità xyz
Comitato di progetto
Project manager	Leon Huber	hul
Responsabile SIPD
Specialista rappresentante degli utenti
Specialista responsabile dei processi operativi

Tabella 3:	Organizzazione di progetto: fase successiva

Modificabile in Microsoft PowerPoint (tasto destro del mouse > Oggetto Presentation > Apri)

Figura 1:	Grafico relativo all’organizzazione di progetto

Le procedure di escalation hanno luogo nel quadro dell’organizzazione di progetto.

Se, in un livello, non può essere risolto entro 5 giorni, il problema viene inoltrato al livello successivo.

Struttura dei risultati del progetto

Mindmap, rappresentazione dei livelli gerarchici

La struttura dei risultati del progetto è la rappresentazione, suddivisa gerarchicamente, del contenuto del progetto (Product Breakdown Structure, PBS).

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Figura 2:	Grafico relativo alla struttura dei risultati del progetto

Scenario con piano strutturale del progetto

Fasi, moduli, compiti, risultati, ruoli

Piano strutturale del progetto contenuto in HERMES online o in un documento separato

Interdipendenze

Progetto/Piano	Interdipendenza
Temi rilevanti per il progetto
Risultati rilevanti per il progetto/la decisione/il fatto
Scadenza
Conseguenze sul progetto
Interlocutore	Project manager

Tabella 4:	Interdipendenze

Piano di verifica

Riprendere i risultati contenuti nel piano strutturale del progetto

Fase/Risultato	Metodo di verifica	Responsabile	Incaricato della verifica	Scadenza	Stato
Concezione
Rapporto di fase	Revisione	Committente	Sutter, Huber	15.05.20XX	Approvato

Tabella 5:	Piano di verifica

Metodi di verifica conformemente al capitolo sul piano di garanzia della qualità

Piano delle scadenze

Pianificazione dettagliata per la fase di progetto attuale o successiva

Riferimento a un documento esterno

Piano di spesa

Di regola è contenuto in un documento separato, secondo le direttive dell’organizzazione permanente

Piano delle risorse

Risorse di personale

Ruolo/ Persona	Primo mese	Secondo mese	Terzo mese	Quarto mese	Quinto mese	Visto del supe-riore	Ruolo/ Persona
Nome e cognome
Nome e cognome

Tabella 6:	Risorse di personale

Risorse materiali

Locali, infrastruttura informatica, software specifici ecc.

Piano degli acquisti

Fabbisogno/ Denominazione	Quantità	Valore in CHF	Periodo	Tipo di acquisto
Business analyst	20 giorni lavorativi	20 000	20.01– 30.03.2019	Aggiudicazione mediante trattativa privata con varie offerte
Sviluppatore	300 giorni lavorativi	280 000	01.04.2020–30.06.2020	Procedura libera, OMC
Analisi di banche dati	100 ore	18 000	20.01– 30.03.2020	Richiesta del contratto quadro
Strumenti e prestazioni di servizi	400 ore	48 000	01.07.2019– 30.06.2020	Procedura mediante invito

Tabella 7:	Piano degli acquisti

Piano di comunicazione

Destinatari dell’informa-zione	Responsabile dell’informa-zione	Contenuto	Obiettivo	Mezzo/ Media	Scadenza
Tutti i collaboratori	Committente	Introduzione della nuova soluzione	Tutti i collaboratori conoscono la procedura, le scadenze e l’organizzazione di supporto	Volantino (per e-mail)	12.03.2020

Tabella 8:	Piano di comunicazione

Reporting

Risultato	Frequenza	Responsabile	Destinatari	Scadenza
Rapporto sullo stato del progetto	Mensile	Project manager	Committente	Primo giorno lavorativo del mese
Rapporto di fase	Al termine della fase di concezione	Project manager	Committente	Vedi pianifica-zione

Tabella 9:	Reporting

Direttive, metodi e strumenti

Titolo	Direttive, metodi e strumenti	Versione
Gestione di progetti	HERMES	HERMES 5.2
Acquisti	LAPub, OAPub
Software per xyz	Strumento aaa	10.2

Tabella 10:	Direttive, metodi e strumenti

Abbreviazioni e glossario

Abbreviazione/Termine	Spiegazione
HERMES	Metodo per la gestione di progetti e programmi. HERMES 5 è uno standard eCH.

Tabella 11:	Abbreviazioni e glossario

Indice

Elenco delle modifiche	1

Descrizione	1

1	Descrizione del progetto	2

2	Scenario con fasi e milestone	2

3	Organizzazione	2

4	Struttura dei risultati del progetto	3

5	Scenario con piano strutturale del progetto	4

5.1	Fasi, moduli, compiti, risultati, ruoli	4

5.2	Interdipendenze	4

6	Piano di verifica	4

7	Piano delle scadenze	5

8	Piano di spesa	5

9	Piano delle risorse	5

10	Piano degli acquisti	5

11	Piano di comunicazione	6

12	Reporting	6

13	Direttive, metodi e strumenti	6

Abbreviazioni e glossario	7

Indice	8

Indice dei grafici	9

Indice delle tabelle	9

Allegati	10

Allegato A – Garanzia della qualità	10

Allegato B – Gestione dei rischi	11

Allegato C – Procedura in caso di escalation	13

Allegato D –Gestione dei documenti	14

Allegato D.A	Archiviazione	14

Allegato D.B	Nomenclatura	14

Allegato D.C	Versioni dei documenti	14

Allegato E – Gestione delle modifiche	16

Indice dei grafici

Figura 1:	Grafico relativo all’organizzazione di progetto	3

Figura 2:	Grafico relativo alla struttura dei risultati del progetto	4

Figura 3:	Matrice di rischio	12

Figura 4:-	Grafico relativo alla gestione delle versioni	14

Figura 5:	Grafico relativo alla gestione delle modifiche	16

Indice delle tabelle

Tabella 1:	Controllo delle modifiche	1

Tabella 2:	Organizzazione permanente	2

Tabella 3:	Organizzazione di progetto: fase successiva	2

Tabella 4:	Interdipendenze	4

Tabella 5:	Piano di verifica	4

Tabella 6:	Risorse di personale	5

Tabella 7:	Piano degli acquisti	5

Tabella 8:	Piano di comunicazione	6

Tabella 9:	Reporting	6

Tabella 10:	Direttive, metodi e strumenti	6

Tabella 11:	Abbreviazioni e glossario	7

Tabella 12:	Garanzia della qualità	10

Tabella 13:	Classificazione delle probabilità di un evento	11

Tabella 14:	Classificazione delle ripercussioni	11

Tabella 15:	Matrice di rischio	12

Allegati

Allegato A – Garanzia della qualità

I test sono definiti nel concetto dei test.

Le verifiche sono definite al capitolo 6 del presente documento.

Nel progetto sono impiegati i seguenti metodi di verifica.

Metodo di verifica	Descrizione
Revisione scritta (RS)	Il risultato è inviato per e-mail agli incaricati della verifica, i quali controllano autonomamente il risultato e redigono un rapporto di verifica con le constatazioni fatte. L’autore provvede a correggere queste constatazioni o a respingerle con una motivazione scritta, che viene trasmessa per e-mail all’incaricato della verifica.
Revisione orale (RO)	Nelle riunioni di revisione si discute delle constatazioni formulate per iscritto. Inoltre si decidono le misure e gli adattamenti necessari, i collaboratori responsabili e le scadenze. Una RO si basa sempre su una RS. I risultati della RO sono riassunti in un verbale di revisione, che deve essere firmato dai partecipanti alla RO.
Walk-trough (WT)	Si tratta di una verifica meno formale di una revisione. Esaminando i risultati disponibili in un dato momento, l’incaricato della verifica cerca di farsi un’idea sullo stato attuale dei lavori.

Tabella 12:	Garanzia della qualità

Se i risultati sono accettati nell’ambito di una consultazione tra specialisti, la verifica è eseguita con il metodo della RS.

Allegato B – Gestione dei rischi

I rischi del progetto sono indicati per la prima volta nel mandato di progetto. In seguito vengono aggiornati di volta in volta e menzionati nel rapporto sullo stato del progetto e nel rapporto di fase.

Per valutare i rischi è necessario considerare la probabilità che gli eventi si verifichino e le loro ripercussioni. Le variabili sono definite di seguito.

Classificazione delle probabilità di un evento

Valutazione	Descrizione della probabilità di un evento
1 = bassa	Improbabile o inferiore al 20 %
2 = media	Abbastanza probabile (probabilità compresa tra il 20 e il 50 %)
3 =alta	Molto probabile (probabilità superiore al 50 %)

Tabella 13:	Classificazione delle probabilità di un evento

Valutazione	Descrizione della probabilità di un evento	Ripercussione sulla scadenza	Ripercussione sui costi
1 = bassa	Difetto lieve	Fino a 1 mese, lieve	Nessuna
2 = media	Difetto medio	Da 1 a 3 mesi, rilevante	Dal 5 al 20 %, rilevante
3 = alta	Difetto grave	Superiore a 3 mesi, grave	Superiore al 20 %, grave

Tabella 14:	Classificazione delle ripercussioni

Da questi valori risultano le coordinate per raffigurare il rischio nella matrice. La freccia (es. rischio 2) consente di rappresentare il cambiamento rispetto all’ultima valutazione.

Matrice di rischio

Figura 3:	Matrice di rischio

I rischi del progetto, identificati e valutati, sono menzionati nel rapporto dello stato del progetto in maniera analoga alla tabella sottostante. Per ogni rischio vengono pianificate delle misure.

N.	Descrizione del rischio	P	D	R	Misure	Respon-sabile	Scadenza
R1	Sistema IT non abbastanza performante	3	3	9	Test di performance	Project manager	01.01.2020
R2	Specialista per la fase della concezione non disponibile	2	2	4	Accordo con l’organizzazione permanente	Project manager	12.12.2019
R3	Riassetto dell’organizzazione permanente	3	1	3	Test di performance	Commit-tente	31.12.2019
Legenda: P = probabilità di accadimento del danno: 1 = bassa, 2 = media, 3 = alta; D = gravità del danno: 1 = scarsa, 2 = media, 3 = importante; R = rischio; R = P x D

Tabella 15:	Matrice di rischio

Allegato C – Procedura in caso di escalation

La procedura in caso di escalation è una misura particolare che dovrebbe essere adottata con la dovuta cautela e possibilmente solo in casi eccezionali. È sempre auspicabile e preferibile, nell’ambito di un progetto, cercare in primo luogo di attuare tutte le misure possibili per appianare in maniera efficace un conflitto e mettere in gioco le proprie competenze sociali e comunicative. Questo perché, nella spirale dell’escalation, spesso un conflitto tira l’altro.

La procedura in caso di escalation è definita una tantum e vale per l’intera durata del progetto, tuttavia può essere adeguata in ogni momento.

Nell’ambito di un progetto, si produce escalation quando un conflitto o un problema rimane irrisolto. I problemi che non possono essere risolti dalla gestione di progetto per carenza di competenze o mezzi passano al comitato guida del progetto, che li tratta con la necessaria priorità e urgenza.

La procedura in caso di escalation è descritta in modo neutrale e specifico per i singoli ruoli. Nel caso di un conflitto insanabile o di un problema impossibile da superare, tale procedura stabilisce la delega, livello per livello, da un’istanza di progetto all’altra (dalla gestione alla guida del progetto e, all’interno di quest’ultima, al livello superiore).

La procedura intende altresì definire le circostanze in cui è possibile scavalcare determinati livelli gerarchici e quelle che invece non lo permettono.

Allegato D –Gestione dei documenti

Allegato D.A	Archiviazione

Strumenti, ubicazione, gestione degli accessi

Allegato D.B	Nomenclatura

Per facilitare l’identificazione dei documenti relativi ai progetti, per denominare i file viene utilizzata la seguente nomenclatura:

nomedelprogetto-nomedeldocumento.tipo di file

Esempio:

HMH-Mandatodiprogetto.doc

Allegato D.C	Versioni dei documenti

Le modifiche apportate ai documenti devono essere indicate nel relativo elenco.

Utilizzo dei numeri di versione:

i numeri di versione V0.1, V0.2, V0.3…V0.9 identificano le versioni dei documenti in elaborazione;

il numero di versione V1.0 identifica la prima versione accettata del documento;

il numero di versione V1.1 identifica la prima versione modificata dopo l’accettazione;

il numero di versione V2.0 identifica la seconda versione accettata del documento.

Gestione delle versioni

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Figura 4:-	Grafico relativo alla gestione delle versioni

Documenti con riferimento temporale

I documenti con un chiaro riferimento temporale contengono la data nella loro denominazione.

Esempio relativo al verbale di una riunione:

HMH-Verbale-Meetinggruppodiresponsabili-2011-12-05.doc

Il riferimento temporale può anche essere utilizzato come versione. Non è sensato utilizzare entrambi, ossia la versione e il riferimento temporale.

L’inserimento della data nel nome del file prevede sempre il formato AAMMGG (oppure AAAA-MM-GG), che consente di visualizzare in modo selettivo i documenti negli elenchi. Nella denominazione di un file, se la data appare per prima, tutti i documenti sono visualizzati secondo la data; se invece è il nome del file ad apparire per primo, i documenti sono visualizzati in ordine alfabetico e ciascuno secondo la versione (data).

Raccomandazione sull’utilizzo del riferimento temporale

L’utilizzo del riferimento temporale come versione è perlopiù consolidato nella prassi. Poiché è sempre possibile ordinare i documenti secondo la data, nella prassi la nomenclatura secondo il nome si è rivelata più utile (nomedeldocumento AAMMGG.tipo di file), altrimenti non è possibile classificare i documenti in ordine alfabetico.

Oggi, nella maggioranza dei casi si può ripristinare la forma abbreviata AAMMGG, come si soleva fare prima degli anni Duemila:

nomedelprogetto-nomedeldocumento AAMMGG.tipo di file

Esempi:

HMH-Mandatodiprogetto 181126.doc

HMH-Mandatodiprogetto 181205.doc

Allegato E – Gestione delle modifiche

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Figura 5:	Grafico relativo alla gestione delle modifiche