Ausschreibungsunterlagen

Projektname

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Programmname
Projektnummer
Projektleiter	Projektleiter
Version	0.1
Datum	Klicken Sie hier, um ein Datum einzugeben.
Auftraggeber	Auftraggeber
Autor/Autoren
Verteiler

Änderungsverzeichnis

Version	Datum	Änderung	Autor
0.1

Tabelle 1:	Änderungskontrolle

Beschreibung

Die Ausschreibungsunterlagen umfassen alle Informationen, die im Rahmen einer Ausschreibung publiziert werden. Dazu gehört in erster Linie das Lastenheft, (in der Schweiz auch Pflichtenheft genannt) samt Kriterienkatalog, das ein unabdingbarer Teil der Ausschreibungsunterlagen ist.

Ohne ein Lastenheft, ist es praktisch unmöglich einen Vergleich zwischen den eingegangenen Angeboten vorzunehmen. Das von der ausschreibenden Stelle erstellte Lastenheft der zu erbringenden Leistung nützt sowohl ihr, als auch dem potentiellen Anbieter. Sie wird sich bei der Erstellung bewusst, was sie eigentlich wirklich benötigt, der Anbieter erkennt wiederum, was der Kunde will. Es zwingt ihn aber auch zu Fragen Stellung zu nehmen, denen er eventuell lieber ausweichen möchte und auch, das Angebot in geforderter Struktur abzugeben. So erhält die auszuschreibende Stelle eine klare Bezugsbasis und sie kann die Angebote untereinander vergleichen.

Weiter gehören zu den Ausschreibungsunterlagen Vertragsentwurf, allgemeine Geschäftsbedingungen der Stammorganisation, Ausschreibungstext und weitere Beilagen zum Lastenheft. Werden in einer öffentlichen Ausschreibung Fragen beantwortet, werden die Fragen und Antworten ebenfalls ein Teil der Ausschreibungsunterlagen und allen Anbietern anschliessend zugestellt.

Lastenheft

Ausgangslage

Einleitung, Zweck des Dokuments

Grund für die Ausschreibung, Handlungsbedarf

Beschaffungsgegenstand

Situation

Die Beschreibung der bestehenden Situation zeigt auf, in welcher Umgebung die zu erbringende Leistung realisiert werden soll.

Geschäftsorganisation

Hier wird grob, basierend auf der Studie, die Geschäftsorganisation beschrieben.

Das Organigramm, Funktions- oder Prozessbeschreibungen machen in der Regel sind Sinn.

Stärken und Schwächen

Prosabeschreibung gemäss Studie, keine unnötigen Details.

Mengen und Häufigkeiten

Geschäftsvorfälle / Transaktionen

Geschäftsvorfall / Transaktion	Durchschnitt pro Zeiteinheit	Spitze pro Zeiteinheit	Minimum pro Zeiteinheit
Auszahlungen	8500/Mt.	20000/Mt.	500/Mt.

Tabelle 2:	Geschäftsvorfall / Transaktion

Datenbestände

Objekttyp	Bestand	Mutationen pro Zeiteinheit	Zugänge pro Zeiteinheit	Abgänge pro Zeiteinheit
Antragsteller	20‘000	1500/Mt.	750/Mt.	500/Mt.

Tabelle 3:	Datenbestände und Bewegungen

Soll-Zustand

Ziele und Anforderungen

Muss Kriterien zur Eignung und zur techn. Spezifikation

Kann-Kriterien zur Qualifizierung

Umfang (Scope)

Preis

Termine

Hinweise zum Beschaffungsablauf

Roadmap

Aufbau des Angebots

Allgemeine Hinweise zum Angebot

Taxonomie der Zuschlagskriterien

Angebotsstruktur

Präsentation und Verhandlung

Administratives

Text

Kriterienkatalog

Tabellarische Aufstellung der einzelnen Beurteilungskriterien samt Gewichtung und der möglich zu erreichender Punktezahl.

Mit Microsoft Excel verwendbar (rechte Maustaste – Worksheet Objekt– Open)

Tabelle 4:	Kriterienkatalog als Excel-Tabelle – direkt verwendbar

Abkürzungen und Glossar

Abkürzung / Fachwort	Erläuterung
HERMES	Vorgehensmethodik für Projekte und Programme HERMES 5 ist ein eCH Standard

Tabelle 5:	Abkürzungen und Glossar

Inhaltsverzeichnis

Änderungsverzeichnis	1

Beschreibung	2

Lastenheft	3

1	Ausgangslage	3

1.1	Einleitung, Zweck des Dokuments	3

1.2	Grund für die Ausschreibung, Handlungsbedarf	3

1.3	Beschaffungsgegenstand	3

2	Situation	3

2.1	Geschäftsorganisation	3

2.2	Stärken und Schwächen	3

2.3	Mengen und Häufigkeiten	3

2.3.1	Geschäftsvorfälle / Transaktionen	3

2.3.2	Datenbestände	3

3	Soll-Zustand	4

3.1	Ziele und Anforderungen	4

3.2	Muss Kriterien zur Eignung und zur techn. Spezifikation	4

3.3	Kann-Kriterien zur Qualifizierung	4

3.4	Umfang (Scope)	4

3.5	Preis	4

4	Termine	4

5	Aufbau des Angebots	4

5.1	Allgemeine Hinweise zum Angebot	4

5.2	Taxonomie der Zuschlagskriterien	4

5.3	Angebotsstruktur	4

5.4	Präsentation und Verhandlung	4

6	Administratives	5

7	Kriterienkatalog	5

Abkürzungen und Glossar	6

Inhaltsverzeichnis	7

Tabellenverzeichnis	8

Anhänge Projektname	9

Anhang A	Allgemeine Geschäftsbedingungen	9

Anhang B	Vertragsentwurf	10

Anhang C	Weitere Ausschreibungsunterlagen	11

Anhang C.A	Formulare	11

Anhang C.B	Merkblätter	11

Anhang C.C	Konzepte	11

Anhang C.D	Studien	11

Anhang C.E	Leistungsbeschreibung	11

Anhang C.F	Diverses	11

Tabellenverzeichnis

Tabelle 1:	Änderungskontrolle	1

Tabelle 2:	Geschäftsvorfall / Transaktion	3

Tabelle 3:	Datenbestände und Bewegungen	3

Tabelle 4:	Kriterienkatalog als Excel-Tabelle – direkt verwendbar	5

Tabelle 5:	Abkürzungen und Glossar	6

Anhänge Projektname

Allgemeine Geschäftsbedingungen

Vertragsentwurf

Weitere Ausschreibungsunterlagen

Formulare

Merkblätter

Konzepte

Studien

Leistungsbeschreibung

Diverses