Introduction

Description de l'organisation de programme

Tout comme l'organisation de projet, l'organisation de programme est une organisation temporaire. Elle entre en fonction avec la décision de libérer l'initialisation du programme et est dissoute par la décision de clore le programme. Elle comprend d'une part le pilotage et la conduite du programme et, d'autre part, selon la phase, différents projets avec leur organisation (de projet) respective.

L'organisation de programme nécessite des rôles spécifiques chargés du pilotage et de la conduite du programme. Ils complètent les rôles des organisations de projet ou les remplacent (voir organisation de projet).

L'organisation de programme est adaptée en permanence aux besoins du programme. Pendant l'exécution du programme, les projets sont libérés, contrôlés, coordonnés et clôturés. Inévitablement, les différents projets ne se trouvent pas tous en même temps dans la même phase.

Tout comme l'organisation de projet, l'organisation de programme est étroitement liée à l'organisation permanente. Elle se fonde d'ailleurs sur les mêmes principes (voir organisation de projet).

Formes d'organisation du programme

Il existe plusieurs façons d'organiser un programme pour le piloter et le gérer. Au moment de définir l'organisation de programme, il est important de se poser les questions suivantes:

1. À qui doit-on confier la responsabilité du programme et des projets si l'on veut qu'ils soient correctement exécutés: doit-on la confier les différents projets à une seule et même organisation ou à plusieurs organisations?
2. Comment les parties prenantes du programme sont-elles intégrées dans le pilotage: cette intégration se fait-elle au niveau du programme ou au niveau des projets? Ou aux deux niveaux?

La figure 42 montre schématiquement deux formes d'organisation envisageables. D'autres formes sont envisageables.

Ces deux formes d'organisation fournissent une base pour définir l'organisation de programme au sens d'HERMES. Celle-ci doit être décrite de manière spécifique dans le plan de gestion du programme. Les tâches, les compétences et les responsabilités se présentent à peu près comme suit dans les deux formes d'organisation:

1. Le mandant du programme pilote le programme et est responsable de son succès.
2. Le mandant du programme est assisté d'un comité de pilotage du programme, dont il désigne les membres, et engage un gestionnaire indépendant de la qualité et des risques du programme qui, afin de préserver en permanence son indépendance, n'assume aucune autre tâche ni aucun autre rôle dans le programme.
3. Le chef du programme conduit et coordonne le programme, conduit et consolide le plan de gestion du programme sur la base des différents plans de gestion de projet et assiste le mandant du programme.
4. Le chef du programme complète les rapports des projets avec des informations de l'échelon du programme et informe périodiquement le mandant du programme, par le biais du rapport sur l'état du programme, de l'état d'avancement du programme et des projets. Il y intègre des prévisions sur les résultats, les charges, les coûts et la qualité.
5. Le chef du programme conduit la gestion des risques du programme. Il planifie et coordonne la communication relative à l'ensemble des projets.
6. L'assistance du programme aide les chefs de projet, dans la mesure où cela est défini dans le plan de gestion du programme.

Forme d'organisation 1

La figure 43 montre la forme d'organisation de programme 1. Les rôles propres au programme sont marqués en bleu. Les rôles qui doivent être attribués dans tous les cas sont marqués en gris.

Plusieurs unités d'organisation sont responsables de la réussite des projets qui leur incombent:

1. Pour chaque projet, il y a un mandant chargé d'assurer le succès du projet et de garantir les intérêts de l'organisation permanente.
2. Le mandant est responsable des décisions qui concernent le pilotage de son projet, mais il doit les coordonner avec le chef du programme.
3. Le chef de programme dirige les chefs de projet (selon les dispositions du plan de gestion du programme, soit directement avec le mandant, soit indirectement via le mandant) et veille à ce qu'ils agissent de manière coordonnée.
4. Les projets peuvent contenir tous les rôles des niveaux hiérarchiques Pilotage, Conduite et Exécution.

Forme d'organisation 2

La figure 44 montre la forme d'organisation de programme 2. Les rôles propres au programme sont marqués en bleu. Les rôles qui doivent être attribués dans tous les cas sont marqués en gris.

Une unité d'organisation est responsable de la réussite du programme et de tous les projets qui en font partie:

1. Le chef de programme assume dans chaque projet le rôle de mandant, y compris pour les décisions relevant du pilotage (vue du projet).
2. Le mandant du programme pilote aussi les projets et est responsable de leur réussite.

Forme d'organisation individuelle

Comme HERMES ne connaît pas le programme concret, ni son intégration dans l'organisation permanente, il peut être opportun de définir des formes individuelles d'organisation de programme. L'organisation concrète du programme est fixée dans le plan de gestion du programme.

Utilisation des formes d'organisation

En principe, la phase d'initialisation du programme est exécutée selon la forme d'organisation 1. Après cette phase, il est possible d'opter pour la forme d'organisation 2 ou pour une forme d'organisation individuelle.

Aperçu des rôles

Le tableau 44 énumère les rôles spécifiques au programme et aux projets et montre à quels niveaux hiérarchiques du programme et des projets et à quelle forme d'organisation ils se rattachent.

Explications concernant la description des rôles

Les rôles décrivent les responsabilités, les compétences et les qualifications des participants au programme. Ils sont nécessaires pour que tous les acteurs comprennent les choses de la même manière. Ils sont attribués à des tâches et à des résultats.

1. Les tâches sont toujours attribuées à un rôle.
2. Le rôle chargé d'une tâche est responsable tant de la production des résultats liés à cette tâche que des résultats eux-mêmes.
3. Les résultats sont attribués à d'autres rôles qui participent à leur production. La liste des rôles impliqués dans la production des résultats n'est pas exhaustive et doit être adaptée aux spécificités des projets.

Chaque rôle fait l'objet d'une description, dont la structure est toujours la même:

1. Description
   Clarifie en quoi consiste le rôle.
2. Responsabilités
   Présente les responsabilités du rôle.
3. Compétences
   Indique les compétences dont dispose ce rôle.
4. Qualifications
   Décrit les connaissances requises pour assumer le rôle sans faire de distinction entre les connaissances et l'expérience, car le degré des qualifications requises dépend fortement du programme concerné.
5. Rapports (si pertinent)
   Indique, pour chaque module, les tâches concrètes pour lesquelles le rôle est responsable et les autres rôles qui doivent intervenir pour que le résultat soit atteint. Si le rôle n'a pas de telles responsabilités, les rapports ne sont pas mentionnés.
6. 1. Le rôle chargé d'une tâche est responsable tant de la production des résultats liés à cette tâche que des résultats eux-mêmes.
   2. Les rôles impliqués dans la production ne peuvent pas être définis de manière absolue. Ils doivent l'être en fonction du programme.

Description des rôles

1. Gestionnaire de la qualité et des risques du programme
2. Mandant du programme
3. Comité de pilotage du programme
4. Chef du programme
5. Assistance du programme