Guide d’utilisation et astuces
Un traitement facile et aisé grâce aux tableaux maîtres
HERMES One permet de gérer les petits projets avec un seul et unique document. Les listes décisionnelles (illustration ci-dessous), appelées aussi tableaux maîtres, sont les éléments les plus importants de HERMES One.
Les lignes de ces listes guident l’utilisateur étape par étape. Elles comprennent les résultats minimaux à atteindre pour chacune des trois phases du projet.
Ces tableaux doivent être suivis ligne par ligne, avec élaboration des résultats correspondants. En cliquant sur un lien, on aboutit directement au champ de texte ou au tableau associé.
Une fois que le résultat requis a été fourni, un clic suffit pour revenir au tableau maître. On peut alors passer à la tâche suivante. Lorsque tous les résultats requis sont réunis, la libération de l’exécution est validée par la mandante et la phase suivante (création de la solution à proprement parler) peut commencer.
Barre de navigation
La barre de navigation (image ci-dessous) permet d’arriver directement aux principaux éléments de pilotage et de revenir d’un clic à la navigation.
Développer et réduire les chapitres
En cliquant sur la flèche qui se trouve à côté du chapitre, on peut développer ou réduire celui-ci.
Pour que tous les chapitres/paragraphes apparaissent réduits par défaut, paramétrer Word comme suit : Menu → Accueil → Paragraphe : Ouvrir « Paramètres du paragraphe » → Retrait et espacement → Général → Activer « Toujours réduit ». En fonction de la version de MS Word utilisée (copie locale, Office 365) et des paramètres d’administration, il se peut que cette fonction ne soit pas disponible.
Imprimer le document
Les chapitres réduits n’apparaissent pas à l’impression. Quand on crée un PDF, tous les chapitres (y compris ceux qui sont réduits) sont systématiquement imprimés.
Îcones de navigation
Les symboles suivants sont utilisés pour la navigation dans le document :
Téléchargez le modèle Word HERMES One et enregistrez-le dans votre dossier correspondant au projet, conformément à la convention d’appellation de votre unité (p. ex. : Date_Abréviation du projet_ nom du document, donc 20240813_TDO25_HERMESOne-Dokument.docx).
Ouvrez ensuite le document et saisissez les méta-informations en première page.
À partir de là, vous ne travaillerez plus que dans les tableaux maîtres (sauf exception).
Attention, important : sur toutes les pages, vous pouvez afficher de l’aide supplémentaire pour remplir le tableau et/ou afficher le contenu en cliquant sur la marque « Paragraphe » de Word (Menu | Accueil | Paragraphe | Icône de paragraphe « ¶ »). Cliquez une nouvelle fois pour faire disparaître ces informations supplémentaires.
Passez au chapitre 0.1 Début du projet (et gestion du projet).
Ligne 01 : décision de réaliser l’initialisation
Si le mandat a été envoyé p. ex. par e-mail, saisissez le texte dans la colonne « État » comme dans le tableau ci-dessus. Dans la colonne « Statut », sélectionnez « Terminé ». Dans la colonne "Couleur", marquez la case en vert, ce qui permet de voir d’un coup d’œil où on en est dans le projet. Dans la colonne « Resp. résultats », inscrivez le nom et le prénom de la mandante et dans la colonne « Date », la date à laquelle cette tâche a été terminée. Enregistrez l’e-mail dans votre dossier concernant le projet.
Lignes 02 à 10
Avancez de manière séquentielle dans les tâches jusqu’à ce qu’elles soient toutes terminées.
Si une tâche n’a pas besoin d’être effectuée, vous pouvez indiquer la mention « Non concerné » dans la colonne « Statut » et mettre le texte en vert comme si la tâche avait été effectuée. Pour les tâches non effectuées, indiquez une courte justification dans la colonne « État ».
En cliquant sur le lien figurant dans la colonne « Base », vous arrivez directement au détail, où vous pouvez saisir les contenus. Si vous faites un renvoi vers un document entier, vers des répertoires ou des sites web, enregistrez-les dans votre dossier concernant le projet et mettez-les en lien dans le contenu.
Dès que vous aurez fini de traiter la page des détails, cliquez sur le symbole « Retour » pour revenir au tableau maître. Inscrivez encore un bref commentaire dans la colonne « État » (p. ex. « Objectifs définis »), sélectionnez la valeur « Terminé » dans la colonne « Statut », marquez la case en vert, saisissez votre nom ou vos initiales dans la colonne « Resp. résultats » et indiquez la date à laquelle cette tâche a été achevée.
Ligne 11 : décision de réaliser les travaux
Une fois que vous avez effectué toutes les tâches 01 à 10, vous pouvez mentionner à la ligne 11 la décision de la mandante. Celle-ci constitue automatiquement la libération permettant l’entrée dans la phase « Création de la solution ».
Passez au chapitre 0.2 Création de la solution.
Avancez d’une ligne à l’autre de manière séquentielle. Vous pouvez ajouter des lignes correspondant aux résultats que vous devez vous-même fournir. Pour cela, pensez à modifier la numérotation des lignes. La dernière ligne correspond toujours à la décision d’entrer dans la phase « Fin du projet ». Cette décision ne peut être prise que si toutes les étapes précédentes ont été effectuées (statut « Terminé » ou « Non concerné » avec justification).
Passez au chapitre 0.3 Fin du projet.
Rédigez l’évaluation finale. Vous pouvez ajouter des lignes correspondant à des résultats supplémentaires fournis. Pour cela, pensez à modifier la numérotation des lignes. La dernière ligne correspond toujours à la décision de clôturer le projet. Cette décision ne peut être prise que si toutes les étapes précédentes ont été effectuées (statut « Terminé » ou « Non concerné » avec justification).
