Die Stakeholder werden identifiziert, kontaktiert, für das Projekt gewonnen, deren Grundinteressen analysiert und Massnahmen festgelegt, um den Projekterfolg zu sichern. Mit dem Informieren wird der institutionalisierte Informationsfluss zwischen dem Projekt sowie seinem Umfeld sichergestellt. Zum Informieren gehört auch das Projektmarketing.

Projektleiter und Auftraggeber identifizieren und analysieren alle Personen oder Gruppen, die ein berechtigtes Interesse am Projektverlauf haben oder für die es aufgrund ihrer Interessenlage von Bedeutung ist, wie sich die künftige Lösung verhält. Die Interessen, Erwartungen und Ziele dieser betroffenen Stakeholder werden zusammengetragen, analysiert und auf mögliche Diskrepanzen und Konflikte untersucht. Um die Erfolgschancen zu erhöhen, müssen erkannte Diskrepanzen oder Konflikte soweit möglich bereinigt werden. Bei Bedarf werden Entscheidungsprozesse geplant und Entscheide vorbereitet.

Die Kommunikationsziele und Kommunikationsmassnahmen werden geplant bzw. durchgeführt, und die Wirkung wird regelmässig überprüft. Die Kommunikation berücksichtigt die Zielgruppen und die Stakeholderinteressen.

Die Aufgabe obliegt grundsätzlich dem Projektleiter. Sie ist projektspezifisch im Projektmanagementplan festgehalten.

Der Projektleiter erstellt zusammen mit dem Auftraggeber die Stakeholderliste und zusammen mit dem Anwendervertreter die Stakeholderinteressen.

Die Identifikation der Stakeholder samt Stakeholderliste und die Stakeholderinteressen werden erstmals in der Phase Initialisierung erstellt und im Projektablauf kontinuierlich weitergeführt.

Der institutionalisierte Informationsfluss wird im Kommunikationsplan als Teil des Projektmanagementplans festgelegt.

1. Projektmanagementplan
2. Stakeholderliste
3. Stakeholderinteressen

1. Rahmenbedingungen und Vorgaben für die Kommunikation ermitteln.
2. Stakeholder identifizieren und analysieren, Stakeholderliste und Stakeholderinteressen erstellen bzw. nachführen.
3. Geeignete Stakeholder als potenzielle Mitglieder des Projektausschusses identifizieren und dem Auftraggeber vorschlagen.
4. Stakeholder kontinuierlich managen.
5. Auftraggeber, Anwendervertreter und weitere berechtigte Stakeholder laufend informieren.
6. Kommunikationsziele festlegen, Kommunikationsmassnahmen planen und mit Auftraggeber abstimmen. Massnahmen umsetzen und Wirkung messen. Kommunikationsplan im Projektmanagementplan laufend nachführen.
7. Entscheidungsplanung erstellen, mit Auftraggeber abstimmen und in die Kommunikationsplanung integrieren.

1. Stakeholderliste
2. Stakeholderinteressen
3. Projektmanagementplan