Phasen

Einleitung

Projektlebenszyklus

Die HERMES-Projektmanagementmethode unterstützt mit ihrem Phasenmodell sowohl die klassische als auch die agile Vorgehensweise. Das Phasenmodell für Projekte beruht auf dem Lebenszyklus des Projekts. Für alle Projektbeteiligten schafft es die Voraussetzung für das gemeinsame Verständnis des Projektablaufs. Die Phasen bestimmen die Projektstruktur.

Die Abbildung 12 zeigt den HERMES-Projektlebenszyklus.

Der HERMES-Projektlebenszyklus wird unterteilt in Projektbeginn, Lösungsentstehung und Projektende:

• Der Projektbeginn gilt der Ausrichtung des anvisierten Vorhabens nach Visionen, Bedürfnissen und Zielvorstellungen. Nicht selten stehen sowohl dringender Handlungsbedarf als auch der Einfluss externer Einflüsse (Gesetzgeber, Politik, Staatsverträge, Verbandsregeln usw.) oder übergeordneter Instanzen (Stammorganisation, Programm oder Portfolio) im Fokus.
• Die Lösungsentstehung nach klassischer oder agiler Vorgehensweise erfolgt basierend auf der Durchführungsfreigabe.
• Das Projektende schliesst das laufende Projekt organisatorisch und formell ab und bereitet den Übergang zur Anwendungsorganisation vor.

Projektbeginn

Im Projektbeginn ist stets die Phase Initialisierung angesiedelt. Die Abbildung 13 zeigt den Ablauf der Initialisierung mit den wichtigsten Ergebnissen.

In der Initialisierung werden die notwendigen projektspezifischen Grundlagen und die möglichen Lösungsvarianten erarbeitet, verglichen und evaluiert. Die Wahl der Lösungsvariante beinhaltet auch den Entscheid, ob das Entwicklungsvorgehen agil oder klassisch abgewickelt werden soll. Diese Entscheidung muss fachlich und vorgehenstechnisch begründet sein und soll nicht bloss aktuellen Trends folgen. Der Vorgehensvorschlag wird aus den dem Projekt vorliegenden Prämissen abgeleitet und durch die gewählte Lösungsvariante geprägt.

Lösungsentstehung

Die klassische und die agile Vorgehensweise unterscheiden sich im Bereich der Lösungsentstehung durch das Entwicklungsvorgehen. Die Mehrzahl aller Methodenelemente ist in beiden Vorgehensweisen annähernd identisch; unterschiedlich sind die Projektorganisation sowie die Struktur des Projekts, folglich auch das Entwicklungsvorgehen und letztlich teilweise auch der fachliche und formelle Inhalt der erarbeiteten Ergebnisse.

Im agilen Entwicklungsmanagement sind Änderungen ein fundamentaler Teil des Entwicklungsprozesses. Das Entwicklungsteam folgt der vorgegebenen und gewünschten Wirkung und reagiert proaktiv auf die sich ändernden Anforderungen, anstatt einen fixen Plan zu verfolgen. Die Entwicklung und die Einführung erfolgen iterativ-inkrementell. Eine Phasenstruktur macht in diesem Vorgehen keinen Sinn. Deshalb kann die Phase Umsetzung auch nicht weiter unterteilt werden.

Je nachdem, welche Vorgehensweise gewählt wird, wird nach einer Durchführungsfreigabe die Lösungsentstehung des Projekts entweder

• klassisch
  mit den Phasen Konzept, Realisierung und Einführung, oder
• agil
  mit der Phase Umsetzung fortgesetzt

und unabhängig der Vorgehensweise mit der Phase Abschluss beendet.

Die Schnittstellen zur Stammorganisation bleiben weitgehend die gleichen, ebenfalls die beim Projektabschluss benötigten Unterlagen.

Projektende

Im Projektende ist stets die Phase Abschluss angesiedelt. Es ist die letzte Phase jedes Projekts in der das Projekt endgültig beendet wird. Das wichtigste Augenmerk gilt der Projektdokumentation, die entsprechend geprüft und insbesondere aus formeller Sicht, sofern angebracht, ergänzt und geordnet wird. Zudem werden in dieser Phase der organisatorische und administrative Übergang von der Projektorganisation zur Anwendungsorganisation geregelt, die alten Systeme werden deaktiviert oder entfernt, sämtliche Projektdaten gemäss Bestimmungen der Stammorganisation der Archivierung zugeführt und ggf. die Verantwortung für die Lösung weitergegeben.

Die Phase Abschluss verfolgt insbesondere den Zweck sicherzustellen, dass die organisatorischen und administrativen Übergabe- und Übergangsschnittstellen des Projekts (gegenüber der Stammorganisation, dem Programm, dem Portfolio, der Anwendungsorganisation, allenfalls der Betriebsorganisation usw.) unabhängig der gewählten Vorgehensweise identisch bleiben.

Übersicht der Phasen

HERMES-Phasenmodell

Da verschiedene Arten von Projekten in unterschiedlichen Stammorganisationen auf diversen Hierarchie- und Entscheidungsebenen mit klassischer und agiler Vorgehensweise zum Einsatz kommen, ist das HERMES-Phasenmodell auf entsprechend hohe Anforderungen ausgerichtet. Die Abbildung 14 stellt das Phasenmodell für Projekte mit klassischer und agiler Vorgehensweise grafisch dar.

Das Phasenmodell

• reflektiert gegenüber der Stammorganisation stets die gleiche Projektstruktur und ermöglicht einheitliche Schnittstellen,
• deckt die gängigen Controlling- und Reportinganforderungen des Managements,
• fügt sich unabhängig der gewählten Vorgehensweise vollständig in eine klassisch oder agil organisierte Stammorganisation ein,
• nutzt Synergien und vermeidet jegliche Redundanzen und
• ist einfach anwendbar.

Die Tabelle zeigt das Phasenmodell mit klassischem und agilem Entwicklungsvorgehen:

Einheitliche Projektstruktur

Die erste und die letzte Phase des Projekts haben alle Vorhaben stets gemeinsam. Ein Projekt beginnt mit der Phase Initialisierung und endet mit der Phase Abschluss. Dadurch wird die Einheitlichkeit der Projektstruktur und des Projektlebenszyklus gewährleistet. Die Projektschnittstellen zur Stammorganisation, Controlling, Programm, Portfolio usw. werden ungeachtet der Vorgehensweise gleichgeschaltet. Die Übergänge zur Anwendungs- und Betriebsorganisation werden einheitlich kanalisiert.

Die Projektstruktur wird zusätzlich durch die im Kapitel 4 beschriebenen Meilensteine unterstützt. Sie markieren im Projektverlauf wichtige Entscheidungsergebnisse der Projektsteuerung und -führung. Wie in Abbildung 15 ersichtlich, stehen am Anfang und am Ende jeder Phase Meilensteine. Bei jeder Freigabe werden die Ressourcen (finanziell, personell, Infrastruktur) für die nächste Phase durch den Auftraggeber freigegeben. Optional können für die agile Phase Umsetzung weitere Meilensteine für die Releasefreigabe festgelegt werden.

Diese projektstrukturbezogenen Meilensteine entsprechen Quality Gates, vor deren Erreichung über Ergebnisse und das Vorgehen entschieden wird. Dabei werden die Einhaltung der Vorgaben sowie die Übereinstimmung des Projekts mit den strategischen Zielen der Stammorganisation überprüft.

Phasenverlauf

Die Phase Initialisierung bildet eine Grundlage für die Planung und Steuerung des Projekts. Im Anschluss an die Phase Initialisierung folgt die Lösungsentstehung, entweder mit den klassischen Phasen Konzept, Realisierung und Einführung oder mit der agilen Phase Umsetzung. Die Phase Umsetzung umfasst das agile Entwicklungsvorgehen und dient der Einbettung einer beliebigen agilen Entwicklungsmethode in das HERMES-Framework

Die Phase Abschluss bietet Raum für alle notwendigen Massnahmen in Verbindung mit der Entfernung der alten abgelösten Produkt- oder Systemumgebung inklusive der nicht mehr benötigten Infrastruktur und für das systematische Herunterfahren des Projekts samt allen administrativen und organisatorischen Massnahmen.

Entlang der Phasen gibt es weitere, einen erfolgreichen Verlauf bestimmende Entscheide mit entsprechenden spezifischen Meilensteinen. Diese Meilensteine variieren je nach der Art des Vorhabens. Die Abbildung 16 zeigt als Beispiel die Meilensteine der Steuerung sowie der Führung für klassische und agile IT-Entwicklungsprojekte.

Beim Meilenstein Weiteres Vorgehen, aber auch bei weiteren Meilensteinen, wird die Erreichung der Nachhaltigkeitsziele (vgl. Kapitel 7) als Bewertungskriterium mitberücksichtigt.

Entlang des gesamten Projektverlaufs erfolgt das Reporting im Einklang mit den Vorgaben der Stammorganisation bezüglich des Inhalts und soweit machbar auch bezüglich der Frequenz der Rapporte (vgl. Kapitel 7).

Erläuterung der Phasenbeschreibung

Für jede Phase gibt es eine Phasenbeschreibung, die stets gleich aufgebaut ist:

Umschreibung der Phase, hervorgehobene Schrift

Aufzählung wichtiger Punkte und grobe Beschreibung dessen, was im Verlauf der Phase zu erledigen ist

Umschreibung des Phasenabschlusses, hervorgehobene Schrift

Beschreibung der Phasen

Projektbeginn

• Initialisierung

Lösungsentstehung klassisch

• Konzept
• Realisierung
• Einführung

Lösungsentstehung agil

• Umsetzung

Projektende

• Abschluss