Planung

Allgemeines

Die Planung bildet die Grundlage für den effizienten und effektiven Einsatz der Ressourcen im Projekt. Sie ist die Voraussetzung für die Führung und Steuerung des Projekts. Sie unterstützt die Kommunikation und die Abstimmung der Aktivitäten unter den Projektbeteiligten.

Vorgehen

Nach der Erarbeitung der Studie mit den Zielen und der Variantenwahl ist der erste Schritt in der Projektplanung die Projektstrukturierung. Der Projektleiter wählt dazu das passende Szenario in HERMES online aus. Das Szenario mit seinen Modulen, Phasen, Meilensteinen, Aufgaben, Ergebnissen und Rollen gibt eine grundlegende Projektstruktur vor, die für das Projekt übernommen und an die reale Projektsituation angepasst wird.

Die Ergebnisse der Planung werden im Projektmanagementplan festgehalten. Er ist das zentrale Instrument für die Führung des Projekts und umfasst alle Pläne, die im Projekt anfallen. Er wird in der Phase Initialisierung erstellt und laufend nachgeführt.

Das Projekt wird nach dem Prinzip der rollenden Planung geplant, gesteuert und geführt. Dabei wird das Projekt in der Phase Initialisierung zuerst im Sinne einer groben Planung gesamthaft entworfen. Gegen Ende der Phasen Initialisierung, Konzept und Realisierung wird jeweils die nächste Phase vor dem Entscheid zur Phasenfreigabe detailliert geplant, und die grobe Planung wird überprüft.

Rollende Planung der Phasen

Planung des Gesamtprojekts in der Phase Initialisierung

In der Phase Initialisierung wird das Projekt gesamthaft geplant. Die Projektstrukturierung wird durchgeführt, und die Ergebnisse des gesamten Projekts werden auf der Grundlage der Studie definiert. Die personellen und finanziellen Ressourcen werden nur so detailliert geplant, dass die Verfügbarkeit für das gesamte Projekt sichergestellt werden kann.

Zuerst wird der Projektstrukturplan erarbeitet. Das Vorgehen ist wie folgt:

1. Studie mit Varianten erarbeiten. Für die gewählte Variante den Umfang und die Abgrenzung festhalten
2. In HERMES online auf der Grundlage des Projektergebnisses
3. 1. Szenario wählen
   2. Module, Aufgaben und Ergebnisse überprüfen. Für das Projekt nicht relevante Elemente entfernen
   3. Projektstrukturplan erstellen und exportieren. Er enthält Phasen, Meilensteine, Aufgaben, Ergebnisse und Rollen und wird in den Projektmanagementplan integriert
4. Projektspezifische Meilensteine, Aufgaben und Ergebnisse ergänzen
5. Rollen im Projektmanagementplan an das Projekt anpassen

Anschliessend wird der Projektmanagementplan mit den unten aufgeführten Schritten erarbeitet. Sie müssen nicht zwingend in dieser Reihenfolge unternommen und können mehrmals durchlaufen werden.

1. Risiken ermitteln und Massnahmen festlegen
2. QS-Plan und Prüfplan erarbeiten
3. Aufwandschätzungen für Ergebnisse vornehmen
4. Abhängigkeiten ermitteln
5. Terminplan erarbeiten
6. 1. Ressourcen mit der Aufgabe Leistungen vereinbaren und steuern für die Dauer des gesamten Projekts sicherstellen
   2. Qualifikation und Verfügbarkeit der Ressourcen bei Schätzungen von Aufwand und Dauer berücksichtigen
   3. Dauer der Aufgaben schätzen
7. Einsatz von Ressourcen planen
8. Kommunikationsplan erarbeiten
9. Kostenplan erarbeiten
10. Projektmanagementplan mit QS-Massnahme prüfen
11. Projektmanagementplan mit Stakeholdern abstimmen und als Grundlage für Projektauftrag verifizieren

Detailplanung der nächsten Phase

Die folgenden Aktivitäten werden ausgeführt:

1. Projektstrukturplan überprüfen und Aufgaben und Ergebnisse vervollständigen
2. Aufgaben und Ergebnisse konkretisieren
3. Arbeitspakete der nächsten Phase definieren und Verantwortliche pro Arbeitspaket festlegen
4. Aktivitäten und Ergebnisse der Arbeitspakete konkretisieren
5. Aufwandschätzungen auf der Grundlage der Arbeitspakete verifizieren
6. Ressourcenplanung konkretisieren
7. Terminplan der Phase konkretisieren
8. Entscheidungsplan erarbeiten
9. Prüfplan konkretisieren
10. Kommunikationsplan konkretisieren
11. Risikoliste und Massnahmen nachführen
12. Gesamtplan verifizieren
13. Projektmanagementplan mit QS-Massnahme prüfen
14. Projektmanagementplan mit Stakeholdern abstimmen

Planung und Steuerung mit Arbeitspaketen

Die Detailplanung einer Phase erfolgt auf der Grundlage von Arbeitspaketen. Sie sind eine Voraussetzung für die Kontrolle und Steuerung des Projekts. Für Arbeitspakete gelten die folgenden Hinweise:

1. Aus einer HERMES-Aufgabe können mehrere Arbeitspakete gebildet werden.
2. Aus einem Arbeitspaket resultieren eines oder mehrere Ergebnisse. Sie werden in Aktivitäten erarbeitet. Bei der Erstellung eines Arbeitspaketauftrags werden die in HERMES beschriebenen Aktivitäten weiter verfeinert.
3. Die Ergebnisse sind bei Abschluss des Arbeitspakets den im Prüfplan oder im Testkonzept definierten QS-Massnahmen unterzogen worden und sind abgenommen.
4. Ein Verantwortlicher wird mit einem Arbeitspaket beauftragt. In einem Arbeitspaket können mehrere Personen mitarbeiten.
5. Typischerweise dauert ein Arbeitspaket zwischen zwei und sechs Wochen.

Planungsgenauigkeit im Projektablauf

Mit dem phasenweisen Vorgehen werden die Ergebnisse laufend konkretisiert (siehe Kapitel Phasen). Entsprechend sinkt die Unsicherheit im Projektverlauf, und die Planungsgenauigkeit steigt. Die Detaillierung der Ergebnisse und die Planungsgenauigkeit stehen in direktem Zusammenhang. Die zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erreichende Planungsgenauigkeit gibt vor, wie detailliert die Ergebnisse erarbeitet werden sollen.

Die Abbildung 29 zeigt die mit dem Projektverlauf abnehmende Ungenauigkeit der Planung.

HERMES kann nicht vorgeben, wie genau die Planung zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projektverlauf sein soll, weil dies stark von der jeweiligen Situation, der Charakteristik des Projekts und seiner Komplexität abhängig ist. Diese Vorgabe soll jedoch durch den Auftraggeber und die Controlling- und Vorgabestellen der Stammorganisation gemacht werden.

Grundsätzlich sollen Schätzungen mit Angabe der Planungsgenauigkeit und darauf basierend mit Reserven im Projektauftrag sowie im Projektmanagementplan ausgewiesen werden. Dazu müssen die Annahmen zu den Schätzungen dokumentiert sein, um die Anforderung der Governance an die transparente Kommunikation zu erfüllen.