Fasi e milestone
Introduzione
Il modello per fasi costituisce la spina dorsale del progetto: ne articola il ciclo di vita e crea le premesse affinché tutti i partecipanti ne comprendano lo svolgimento. Il modello per fasi HERMES illustrato nella figura 16 è composto da quattro fasi:
-
avvio
-
concezione
-
realizzazione
-
introduzione
Il progetto inizia con la fase Avvio, dalla milestone Mandato per l'avvio del progetto, e finisce al termine della fase Introduzione, con la milestone Chiusura del progetto.
Al termine di ogni fase una milestone mette in rilievo la decisione sui passi successivi. Queste milestone corrispondono a dei controlli qualità (quality gate) che considerano stato, svolgimento e qualità del progetto. Viene inoltre effettuato il coordinamento con gli obiettivi strategici e le direttive dell'organizzazione permanente. Il raggiungimento delle milestone viene verificato tramite una lista di controllo che viene completata con criteri specifici al progetto. Oltre alle milestone di fine fase ve ne sono altre specifiche a determinati scenari sotto forma di ulteriori quality gate, ad esempio per l'architettura e la sicurezza.
Le fasi e le milestone sono accompagnate da reporting secondo le direttive dell'organizzazione permanente in merito a contenuto e frequenza.
Il modello per fasi costituisce anche la base per la gestione finanziaria del progetto. All'avvio di ogni fase il committente autorizza le risorse necessarie (finanziarie, di personale e infrastruttura).
Nel capitolo seguente vengono descritti le fasi e i relativi punti principali.
Descrizione delle fasi
Modello per fasi e requisiti
La definizione dei requisiti e lo sviluppo del sistema avvengono lungo tutto il progetto.
I requisiti vengono inizialmente delineati per sommi capi come parte dello studio nella fase di avvio e vengono definiti nelle fasi successive.
La figura 17 mostra in modo schematico i risultati della definizione dei requisiti e dello sviluppo di un sistema IT nel corso del progetto.
-
Nella fase di avvio vengono fissati gli obiettivi nell'ambito dello studio; i requisiti vengono descritti in modo sufficientemente chiaro da consentire la definizione e la valutazione delle alternative. Sulla base dell'alternativa scelta viene formulato il mandato di progetto.
-
nella fase di concezione i requisiti generali documentati nello studio vengono concretizzati e completati quali requisiti di sistema. Negli studi di dettaglio sono elaborate delle proposte di soluzione specifiche. Essi rappresentano una parte dell'architettura di sistema, che descrive il sistema con processi, funzionalità, componenti e integrazione mediante interfacce.
-
sulla base dell'architettura di sistema, si elabora la specifica dettagliata e si sviluppa il sistema. I test sono necessari per decidere l'accettazione preliminare.
-
nella fase di introduzione il sistema viene attivato e in seguito si decide l'accettazione.
La specificazione e realizzazione del sistema IT può essere gestita in modo flessibile mediante il modulo Sviluppo agile.
Questo procedimento vale per analogia anche per lo sviluppo di servizi/prodotti.
Processo decisionale
In generale
Nel corso del progetto devono essere prese delle decisioni, che sono definite come compiti nei diversi moduli. I compiti che portano a una decisione terminano con una milestone.
HERMES distingue tra le decisioni prese dalla guida e quelle prese dalla gestione del progetto e dagli specialisti. Quindi, per esempio, la decisione sull'avvio delle fasi viene presa dal committente (guida), mentre in merito all'accettazione dell'architettura di sistema decide un responsabile dell'architettura (specialista di un servizio preposto nell'organizzazione permanente).
Al termine di una fase, la guida verifica che gli specialisti tecnici abbiano preso le necessarie decisioni, un requisito indispensabile per dare avvio alla fase seguente. In tal modo, la guida non prende nessuna decisione senza disporre delle competenze specialistiche necessarie.
I compiti decisionali in HERMES e i processi decisionali sono supportati dalla lista di controllo.
La figura 18 illustra un esempio con le decisioni della guida, della gestione e dell'esecuzione nello scenario Applicazione IT.
Decisioni in merito alla guida
Il committente prende le decisioni al livello gerarchico Guida del progetto. Le decisioni riguardano l'avvio del progetto, l'avvio delle fasi e la chiusura del progetto. Se necessario, è coadiuvato da altri ruoli, come il comitato guida.
Decisione in merito all'avvio del progetto
Il progetto viene iniziato alla fine della fase Avvio. La decisione spetta al committente d'intesa con l'organizzazione permanente, nel quadro della gestione del portafoglio progetti.
Si decide se:
-
la fase di avvio è conclusa o devono essere prodotti altri risultati
-
dare il via al progetto
-
rinviare l'avvio del progetto
-
porre fine al progetto perché non può essere realizzato
Decisione in merito all'avvio della fase
All'avvio di ogni fase, gli obiettivi del progetto vengono adeguati secondo le strategie dell'organizzazione e le direttive. Inoltre si verifica l'orientamento degli obiettivi del progetto e la sua redditività.
Si decide se:
-
la fase è conclusa o devono prima essere prodotti altri risultati
-
avviare la fase seguente
-
rinunciare al progetto
Alla fine di ogni fase, il committente verifica che gli organi regolatori e di controllo di gestione, così come gli specialisti, abbiano proceduto alle necessarie accettazioni dei risultati e che i risultati della fase corrispondano alle loro attese.
La figura 19 mostra un tipico processo decisionale sull'esempio dell'avvio della fase Realizzazione.
La figura 19 mostra inoltre l'accettazione del rapporto di fase e la conclusione della fase Concezione al livello gerarchico Guida del progetto. In precedenza, ai livelli gerarchici Gestione ed Esecuzione i risultati del progetto sono stati coordinati con gli organi regolatori e di controllo di gestione e verificati da questi ultimi. Se i requisiti sono soddisfatti, il committente dà il via alla fase di realizzazione.
Decisione in merito alla chiusura del progetto
Al termine della fase di introduzione il committente decide in merito alla chiusura del progetto.
Si decide se:
-
concludere il progetto o devono prima essere prodotti altri risultati
-
sciogliere l'organizzazione del progetto
Decisioni della gestione e dell'esecuzione
Decisione in merito ai risultati del progetto
La verifica e l'accettazione dei risultati tecnici spettano alla gestione e all'esecuzione, ossia agli specialisti dell'ambito in questione.
Il project manager pianifica i compiti decisionali tenendo conto delle direttive degli organi regolatori e di controllo di gestione dell'organizzazione permanente.