Pilotage et conduite au niveau financier

Généralités

Le pilotage et la gestion du projet au niveau financier commencent avec la décision de libérer l'initialisation du projet et se terminent avec la décision de clore le projet ou, éventuellement, celle d'interrompre le projet.

Financement

L'organisation permanente, en tant que propriétaire du projet, fournit les ressources nécessaires pour financer le projet. Comme la phase d'initialisation constitue une prestation préalable, elle est financée par le budget du projet ou par celui de la ligne hiérarchique. Ses coûts sont intégrés comme prestation préalable dans l'analyse de l'efficience du projet.

La planification et le financement des ressources nécessaires sont effectués pour l'ensemble du projet. Une planification générale est établie lors de la phase d'initialisation. Elle est ensuite vérifiée et adaptée en permanence. Dans l'approche classique, les coûts d'investissement et d'exploitation doivent être déterminés « de manière contraignante » à la fin de la phase de conception. Cela vaut aussi pour les coûts visant à couvrir les risques liés au projet.

En revanche, dans le cadre de l'approche agile, les indicateurs relatifs aux coûts d'exploitation sont progressivement concrétisés et documentés pour chaque release. Les coûts d'investissement attendus, le budget total pour la création de la solution, ainsi que celui pour la phase finale, sont en principe définis de manière fixe dans le mandat d'exécution.

Les coûts d'exploitation sont financés par le budget du projet pendant le déroulement de celui-ci. Ils sont ensuite imputés au budget de la ligne hiérarchique.

Pilotage

L'organisation permanente approuve le budget d'investissement nécessaire à l'exécution dans le cadre de la décision de libération de l'exécution. Le mandant en assume la responsabilité et, dans la procédure classique , libère les ressources financières phase par phase. Ces libérations se font dans le cadre des tâches de décision relatives, justement, à la libération des phases.

Dans l'approche agile , il n'est pas nécessaire de libérer les finances par étape. Celles-ci sont définies de manière fixe, ou sous forme de plafond, pour l'élaboration de la solution et sont validées une fois pour toutes lors de la libération du mandat d'exécution. Dans le cas du développement agile, l'effort restant estimé est comparé à l'effort restant réel au moyen d'un graphique d'avancement (burn down chart). Le résultat est publié dans le rapport de release.

Le mandant est responsable du pilotage financier et s'assure de la rentabilité du projet. Il gère les coûts du projet et les futurs coûts d'exploitation. Grâce au reporting, il reçoit toutes les informations nécessaires pour évaluer l'état du projet et l'évolution des coûts. Comme le budget est défini de manière fixe dans l'environnement agile, le contrôle financier et la réussite du projet sont mesurés et garantis par d'autres instruments.

Pour l'aider dans ses tâches de pilotage, le mandant fait appel, si nécessaire, à un gestionnaire de la qualité et des risques indépendant.

La conduite financière du projet incombe au chef de projet. Il tient une comptabilité du projet et fournit des informations au pilotage.

Sa tâche « gérer les modifications » vise à garantir que les changements portant sur les exigences et l'étendue, ainsi que leurs effets sur les coûts, le personnel et les délais, sont identifiés, analysés, demandés et décidés au moment opportun. Il adapte la planification en conséquence.