Rôles

Introduction

Modèle de rôles

HERMES définit un modèle de rôles et décrit des rôles standardisés afin de créer un système uniforme et général. Une distinction est faite entre les projets autonomes et les projets qui font partie d'un programme. Tous les rôles décrits sont propres à HERMES.

Le modèle de rôles distingue les groupes de rôles de l'organisation permanente et les rôles et groupes de rôles de l'organisation de projet. La figure 26 illustre le modèle de rôles d'une organisation permanente qui contient les groupes de rôles Direction, Centre de compétences Gestion de projet et Organes de prescription et de contrôle de gestion ainsi qu'une organisation de projet ( classique / agile ) et les rôles à attribuer obligatoirement (grisés dans le tableau: mandant, chef de projet et représentant des utilisateurs). D'autres rôles peuvent être attribués selon les besoins.

Dans l'organisation de projet agile , le rôle Représentant des utilisateurs fait l'interface avec l'équipe de développement. Le titulaire du rôle endosse un rôle de propriétaire supplémentaire au sein de l'équipe de développement (ligne pointillée) et assure ainsi sa responsabilité technique. Il faut tenir compte de ce point lors de la mise en place de l'organisation de projet agile jusqu'au niveau du groupe de rôles Équipe de développement.

Organisation permanente

L'organisation permanente représente les structures organisationnelles du mandant, dans lesquelles le projet est intégré, et celles de l'utilisateur, dans lesquelles la solution sera utilisée. Elle constitue une entité juridique, qui détermine les stratégies et les prescriptions concernant les projets. Elle fournit les ressources nécessaires, telles que l'infrastructure, les finances et le personnel.

La notion d'organisation permanente est comprise au sens large dans HERMES. Il peut s'agir par exemple d'une administration, d'une école, d'une institution, d'une association ou d'une entreprise. Dans une administration publique ou dans une grande commune, dans un groupe ou une entreprise complexe, etc., une unité organisationnelle ou une division peut aussi avoir le rôle d'organisation permanente.

La figure 26 montre les trois groupes de rôles pertinents pour tous les projets de l'organisation permanente

• Direction
  Piloter le portefeuille d'un point de vue stratégique, classer les projets par ordre de priorité et attribuer à chacun d'entre eux une infrastructure et des ressources humaines et financières.
• Centre de compétences Gestion de projets
  Mettre à disposition et développer des méthodes, des outils, un coaching et d'autres prestations pour la gestion de projets et de programmes.
• Organes de prescription et de contrôle de gestion
  Définir les prescriptions et en contrôler le respect dans le cadre de l'organisation. Exemples: le contrôle des finances, l'organe de révision, le contrôle informatique et les services chargés de l'architecture de la solution et de la sécurité de l'information et de la protection des données.

Les rôles des groupes susmentionnés sont définis de manière différente suivant l'organisation permanente concernée.

Organisation de projet

Aperçu

L'organisation de projet est une organisation ad hoc, temporaire et interdisciplinaire qui collabore étroitement avec l'organisation permanente. Elle entre en fonction avec le mandat d'initialisation du projet et est dissoute par la décision de clore le projet.

Au cours du projet, en particulier dans le cadre du mandat d'exécution, l'organisation de projet est continuellement adaptée aux besoins de celui-ci. Selon le déroulement du projet, d'autres participants viennent s'y ajouter. Par exemple, le fournisseur externe d'un produit qui n'a été choisi qu'après l'achat, devient alors partie intégrante à l'organisation de projet. L'organisation de projet n'est agile que lors de la phase de mise en æuvre. Dans les phases d'initialisation et de clôture, l'organisation du projet reste classique , ce qui n'empêche pas l'équipe de projet d'utiliser des techniques agiles pour certaines tâches.

L'organisation de projet comprend différents rôles, lesquels règlent les tâches, les compétences et les responsabilités des participants. Chaque rôle fait l'objet d'une description détaillée.

Groupes de partenaires

Chaque rôle est attribué à un ou plusieurs groupes de partenaires. Les groupes de partenaires Utilisateurs, Producteurs et Exploitants sont représentés dans l'organisation de projet.

• Utilisateur
  L'utilisateur est le propriétaire du produit ou du système informatique et s'en sert pour exécuter ses processus d'affaires. Il définit ses exigences en matière de solution, procède aux tests et réceptionne le produit (système informatique, solution).
• Producteur
  Le producteur, en tant que prestataire de services, développe, ou fournit, la solution et se charge de son intégration. Il le fait dans le respect des exigences de qualité, de délais et de coûts.
• Exploitant
  L'exploitant, en tant que prestataire de services, met à disposition l'infrastructure d'exploitation, intègre la solution technique dans l'environnement d'exploitation, garantit l'organisation d'exploitation et exploite le système. Il le fait dans le respect des accords conclus.

Dans la pratique, des fournisseurs ou des prestataires de services externes participent souvent aux projets. Les rôles du groupe de partenaires Producteurs sont, par exemple, souvent assumés par des prestataires de services externes. Si différents services de l'organisation permanente sont externalisés, il se peut que les exploitants, et même de plus en plus souvent les utilisateurs (par ex. au moyen de pools de chefs de projet), soient des prestataires de services externes.

Néanmoins, afin d'éviter tout conflit d'intérêts, les titulaires des rôles doivent toujours représenter exclusivement le point de vue de leur groupe de partenaires. Cela est particulièrement important lorsque, par exemple, par manque de compétences des utilisateurs ou de ressources suffisantes pour le projet, des rôles déterminants sont assumés par des spécialistes d'un autre groupe de partenaires.

La représentation par des prestataires de services étrangers au groupe se fait sous la compétence et la responsabilité du groupe concerné (utilisateurs, producteurs, exploitants).

Niveaux hiérarchiques

Chaque rôle est attribué à l'un des niveaux hiérarchiques que sont le pilotage, la conduite et l'exécution.

• Pilotage
  Les rôles attribués au pilotage sont chargés de piloter le projet dans son ensemble et de s'assurer que ses objectifs sont atteints
• Conduite
  Les rôles attribués à la conduite sont chargés d'élaborer les bases du projet, de conduire le projet et les collaborateurs.
• Exécution
  Les rôles attribués à l'exécution sont chargés d'élaborer la solution et mettre en æuvre des mesures visant à garantir la qualité.

La figure 27 montre l'attribution des rôles aux niveaux hiérarchiques, indiqués en jaune, dans des organisations de projet classiques et agiles .

Rôles de projet dans les programmes

Sous l'angle des projets

La manière de passer de la gestion de projet à la gestion de programme est présentée en annexe. Les explications ci-dessous abordent la gestion de programme sous l'angle des projets.

Programmes

Il est nécessaire d'adopter le modèle de phases HERMES pour programmes (trois phases) pour intégrer des projets à un programme (voir figure 28). Les programmes réunissent des projets qui poursuivent un objectif commun et sont réalisés pendant la même période. Ils garantissent un pilotage et une conduite harmonisés entre les projets. Le modèle de phases facilite la coordination et le pilotage des projets au sein du programme.

Le mandant du programme assure le pilotage. Selon l'organisation choisie (voir Figure 29), le chef (du programme) dirige le programme, en coordonne les aspects généraux et coordonne les dépendances entre les projets. Les chefs de projet dirigent leurs projets. Le représentant des utilisateurs définit la solution.

Le pilotage du projet peut être soutenu par un comité de pilotage (dirigé par le mandant) ou par un comité de programme (à un échelon supérieur, sous la direction du mandant du programme). Du point de vue des organes de prescription et de contrôle de gestion, chaque projet doit faire l'objet d'un contrôle de gestion, selon des prescriptions précises concernant les coûts, les délais et les résultats.

La phase de clôture du programme ne peut être libérée que lorsque tous les projets sont terminés.

Formes d'organisation

Si un projet fait partie d'un programme, son organisation doit être intégrée à celle du programme, et différents rôles de l'organisation de projet doivent être modifiés ou remplacés. Ce sont avant tout les rôles de mandant et de chef de projet qui sont concernés. Les modifications sont différentes suivant la forme d'organisation qui est choisie pour le programme. Ces changements affectent principalement les domaines du pilotage, de la conduite et du contrôle.

Les descriptions des rôles qui sont modifiées pour le programme figurent dans le plan de gestion du projet.

La Figure 29 montre schématiquement trois exemples de formes d'organisation: une en tant que projet autonome et deux en tant que parties d'un programme.

Les rôles à attribuer obligatoirement sont indiqués en gris. Les rôles spécifiques au programme sont encadrés en bleu et ne sont pas expliqués ici plus en détail.

Les explications ci-après présentent les trois formes d'organisation de la Figure 29 du point de vue du projet. Elles visent à donner une idée générale et ne sont par conséquent que peu détaillées.

Organisation de projet

Une organisation permanente précise est responsable de la réussite du projet:

• Le mandant pilote le projet et est responsable de sa réussite.
• Le chef de projet dirige le projet sur mandat du mandant.
• Le représentant des utilisateurs est responsable de la solution.

Organisation de programme 1

Différentes organisations permanentes sont responsables de la réussite de leurs projets respectifs:

• Le chef de programme dirige et coordonne le projet et le chef de projet du point de vue supérieur du programme et se coordonne en permanence avec le mandant.
• Le mandant est responsable de la réussite de son projet, il défend les intérêts de son organisation permanente, il pilote le projet sur mandat du mandant du programme et il traite et résout avec lui les conflits d'intérêts qui apparaissent entre les objectifs du programme et ceux de son organisation permanente.
• Le chef de projet dirige le projet sur mandat du mandant, il exécute les instructions spécifiques du chef de programme et il coordonne le plan de gestion du projet avec le chef de programme.
• Le représentant des utilisateurs est responsable de la solution.

Ce type d'organisation de programme modifie les rôles de mandant et de chef de projet. Le mandant rend compte à la fois à sa propre organisation permanente et au mandant du programme. Il doit tenir compte de ces deux instances lorsqu'il prend des décisions. Le chef de projet est coordonné par le chef de programme.

Organisation de programme 2

Une organisation permanente précise est responsable de la réussite du programme et de tous les projets qui en font partie:

• Le chef de programme (du point de vue du projet au niveau hiérarchique Pilotage, du point de vue du programme au niveau hiérarchique Conduite) pilote le projet et dirige (voir description du rôle de mandant) le chef de projet. La réussite des projets est en revanche l'affaire du mandant du programme.
• Le chef de projet dirige le projet sur mandat du chef de programme et coordonne avec lui le plan de gestion du projet.

Le représentant des utilisateurs est responsable de la solution.

Ce type d'organisation de programme renonce au mandant au niveau du projet et le remplace par un chef de programme. Celui-ci assume toutes les tâches et obligations revenant en principe au mandant du projet. Le chef de projet est donc subordonné à un chef de programme qui se situe au niveau hiérarchique « pilotage » dans l'organisation du projet et au niveau « conduite » dans l'organisation du programme.

Aperçu des rôles

Rôles standard

Le tableau suivant présente tous les rôles prévus par défaut et montre à quels niveaux hiérarchique et groupe de partenaires ils sont affectés.

Les trois rôles marqués d'un astérisque (*) doivent obligatoirement être attribués, faute de quoi les exigences de gouvernance ne seraient pas remplies. Ces rôles sont indispensables au projet, quelle que soit l'approche choisie (classique ou agile), et se situent obligatoirement dans le groupe de partenaires Utilisateurs. Leurs fonctions sont les suivantes:

• Le mandant assume la responsabilité générale du projet, y compris l'atteinte des objectifs.
• Le chef de projet est seul responsable de la conduite. En cas de développement de solution agile, il ne doit toutefois pas intervenir dans l'organisation autonome de l'équipe de développement.
• Le représentant des utilisateurs est responsable de l'élaboration du produit ou de la solution technique.

En fonction des exigences du projet, il se peut que d'autres rôles doivent être attribués.

Les rôles relevant de l'exécution, également appelés spécialistes dans les organigrammes (à l'exception du représentant des utilisateurs), sont nombreux et non exhaustifs. En fonction de l'organisation permanente ou du type de projet, d'autres rôles d'exécution spécifiques peuvent être prévus.

Dans l'approche agile , tous les rôles d'exécution impliqués dans le projet sont regroupés dans l'équipe de développement pendant la phase de mise en æuvre. Le rôle Équipe de développement est un groupe de rôles.

Rôles personnalisés

En plus des rôles prévus par défaut, il est possible d'intégrer dans des projets particuliers des rôles spécifiques à un domaine, à une organisation ou, justement, à un projet. Cette démarche se fait au moyne d'HERMES online et s'applique en particulier lorsque de nouveaux modules sont développés et que de nouveaux résultats et tâches doivent être définis. Exemples de rôles personnalisés: gestionnaire d'intégration, logisticien, gestionnaire immobilier, acheteur ou gestionnaire d'installations.

Attribution des rôles

Explications générales

Tous les rôles nécessaires au projet sont attribués.

Les rôles sont attribués en fonction des exigences du projet. Il est tenu compte de l'expérience requise pour le projet, de la capacité nécessaire et de la disponibilité du titulaire du rôle. L'organisation concrète du projet et la distribution des rôles sont consignées dans le plan de gestion du projet.

Les principes suivants doivent être observés afin de respecter la gouvernance du projet:

• Une personne peut assumer plusieurs rôles, pour autant qu'il n'y ait pas de conflit d'intérêts.
• Dans un projet, certains rôles peuvent être attribués à plusieurs personnes. Il peut, par exemple, y avoir plusieurs testeurs dans un projet, mais un seul mandant.

La suite du manuel donne des indications sur l'attribution de certains rôles des niveaux hiérarchiques Pilotage, Conduite et Exécution.

Pilotage

Mandant

• Le mandant doit être rattaché à l'utilisateur.
• Il s'agit toujours d'une seule personne physique issue de l'organisation permanente.
• Il initie, finance et pilote l'ensemble du projet.
• Il représente le projet au niveau de la conduite de l'organisation permanente et des organes de prescription et de contrôle de gestion. Il doit occuper une position suffisamment élevée dans la hiérarchie de l'organisation permanente pour pouvoir assurer cette représentation.
• Il garantit que les parties prenantes déterminantes pour le succès du projet sont représentées.
• Les rôles de mandant et de chef de projet ne peuvent pas être occupés par la même personne.

Comité de pilotage

• Le mandant désigne les membres du comité de pilotage.
• Les organisations importantes pour le succès du projet sont représentées dans le comité de pilotage.
• Le mandant définit les droits de vote des membres du comité de pilotage.

Gestionnaire de la qualité et des risques 

• Selon la taille du projet et les risques encourus, le mandant confie la gestion de la qualité et des risques à un organe spécifique, qui lui rapporte directement.
• L'organisation indépendante qui met à disposition le gestionnaire de la qualité et des risques n'assume aucun autre rôle dans le projet et doit garantir l'indépendance de son mandat.

Conduite

Chef de projet 

• Le mandant désigne le chef de projet.
• Le chef de projet doit être rattaché à l'utilisateur et représenter exclusivement les intérêts de celui-ci. Cela vaut également lorsque le titulaire du rôle est subordonné ou situé ailleurs d'un point de vue organisationnel (par exemple, recrutement externe ou organisation en pool). On renoncera à recruter cette personne auprès des groupes de partenaires Producteurs ou Exploitants en raison de conflits d'intérêts potentiels et des problèmes de gouvernance que cela poserait.
• Le chef de projet dirige le projet et est responsable du déroulement de celui-ci et de tous les sous-projets.
• Le chef de projet peut être un chef de sous-projet.
• Si le chef de projet assume également un rôle d'exécution, le mandant doit s'assurer qu'il lui reste suffisamment de disponibilité pour conduire le projet.

Chef de sous-projet 

• Le chef de projet désigne le chef de sous-projet.
• Le chef de sous-projet doit être rattaché à l'utilisateur et représenter exclusivement les intérêts de celui-ci. Cela vaut aussi lorsque le titulaire du rôle est subordonné ou situé ailleurs d'un point de vue organisationnel. Le chef de sous-projet peut être recruté auprès des groupes de partenaires Producteurs ou Exploitants (la responsabilité générale incombe au chef de projet).
• Le chef de sous-projet dirige le sous-projet et répond de son bon déroulement vis-à-vis du chef de projet.
• Si le chef de sous-projet assume aussi un rôle d'exécution, le chef de projet doit s'assurer qu'il lui reste suffisamment de disponibilité pour conduire le sous-projet.

Exécution

Généralités

Qu'ils fassent partie d'une équipe de projet ou d'une équipe de sous-projet, les rôles d'exécution se voient attribuer les mêmes responsabilités, compétences et capacités.

Représentant des utilisateurs 

• Le mandant désigne le représentant des utilisateurs.
• Le représentant des utilisateurs doit être rattaché à l'utilisateur. On renoncera à le recruter auprès des producteurs ou des exploitants pour éviter tout conflit d'intérêts.
• Le représentant des utilisateurs est responsable des aspects techniques de la solution.
• Si le représentant des utilisateurs assume un autre rôle d'exécution, le mandant doit s'assurer qu'il lui reste suffisamment de disponibilité pour conduire le projet.
• Il élabore la solution en fonction des ressources allouées.

Business analyst 

• Grâce à ses compétences, le business analyst peut aussi assumer le rôle de représentant des utilisateurs. Il doit toutefois disposer de connaissances approfondies dans le domaine visé par la solution.

Testeur

• Chaque groupe de partenaires représenté dans le projet (utilisateurs, producteurs, exploitants) effectue des tests dans son domaine de responsabilité.

Responsable des tests 

• Chaque groupe de partenaires représenté dans le projet (utilisateurs, producteurs, exploitants) peut désigner un responsable des tests pour son domaine.

Explications concernant la description des rôles

Les rôles décrivent les responsabilités, les compétences et les qualifications des participants au projet. Ils sont nécessaires pour que tous les acteurs comprennent les choses de la même manière. Ils sont attribués à des tâches et à des résultats.

Chaque rôle fait l'objet d'une description, dont la structure est toujours la même:

• Description
  Clarifie en quoi consiste le rôle.
• Responsabilités
  Présente les responsabilités du rôle.
• Compétences
  Indique, le cas échéant, les autorisations dont dispose ce rôle.
• Qualifications
  Décrit les connaissances requises pour assumer le rôle, sans faire de distinction entre les connaissances et l'expérience, car le degré des qualifications requises dépend fortement du projet concerné.
• Relations (si pertinent)
  Indique, pour chaque module, les tâches pour lesquelles le rôle est responsable et les autres rôles qui doivent intervenir pour que le résultat soit atteint. Si le rôle n'a pas de responsabilité de tâches, les relations ne sont pas mentionnées.
  • Le rôle chargé d'une tâche est responsable tant de la production des résultats liés à cette tâche que des résultats eux-mêmes.
  • Les rôles impliqués dans la production ne peuvent pas être définis de manière absolue. Ils doivent l'être en fonction du projet.

Description des rôles

Rôles du pilotage

• Comité de pilotage
• Gestionnaire de la qualité et des risques
• Mandant*

Rôles de conduite

• Assistance de projet
• Chef de projet*
• Chef de sous-projet
• Comité spécialisé

Rôles d'exécution

• Architecte informatique
• Business analyst
• Développeur
• Représentant des utilisateurs*
• Responsable SIPD
• Responsable de l'exploitation
• Responsable des tests
• Testeur
• Équipe de développement