In der Phase Programminitialisierung ist die Programmorganisation noch nicht vollständig festgelegt. Dennoch werden die Beteiligten beauftragt und geführt, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können.

Zur Erledigung dieser Aufgabe beauftragt der Programmauftraggeber einen Programmleiter für die Phase Programminitialisierung. Dieser muss nicht zwingend die Programmleitung oder -koordination für die folgenden Phasen übernehmen.

Der Programmleiter führt alle Programm- und Projektmanagementtätigkeiten aus, die für eine erfolgreiche Initialisierung des Programms notwendig sind. Bei Bedarf orientiert sich der Programmleiter an den Aufgaben der Projektführung des HERMES-5-Referenzhandbuchs für Projekte.

Programmleiter und Programmauftraggeber identifizieren und analysieren die Programmstakeholder.

Der Programmleiter erteilt Programmarbeitsaufträge, führt und unterstützt die Programmbeteiligten, kontrolliert den Fortschritt und koordiniert die Abhängigkeiten zwischen den Arbeiten.

Die Informationen zum Programmstand und zur Prognose werden an die Programmsteuerung berichtet. Das Berichtswesen stellt die formal standardisierte Information zwischen Programmführung, Projektsteuerung und weiteren Stellen sicher.

Der Programminitialisierungsauftrag ist der Plan der Phase Programminitialisierung. Er bildet die Grundlage für die Führung und Kontrolle des Programms. Die im Programminitialisierungsauftrag definierten Ergebnisse und Aktivitäten werden durch Programmarbeitsaufträge konkretisiert.

In der Phase Programminitialisierung gibt es noch kein formales Änderungsmanagement, da die Programmziele und Ergebnisse noch nicht definiert sind. Gibt es Änderungen gegenüber dem Programminitialisierungsauftrag, die Ergebnis, Aufwand oder Termin betreffen, so entscheidet der Programmauftraggeber darüber.

1. Kick-off-Sitzung mit Beteiligten durchführen
2. Infrastruktur bereitstellen
3. Aufgaben, Ergebnisse und Ressourcen der Phase Programminitialisierung planen, in Auftrag geben und Fortschritt kontrollieren (inklusive QS-Massnahmen und Risiken)
4. Programmarbeitsaufträge erstellen und gemeinsames Verständnis in Bezug auf Vorgehen und Ergebnisse sicherstellen
5. Abhängigkeiten zwischen Aufträgen koordinieren
6. Fortschrittskontrolle durchführen, dazu Istwerte mit Planwerten vergleichen und Prognosen erstellen
7. Programmstakeholderanalyse durchführen und Programmstakeholderliste erstellen
8. Programmauftraggeber und weitere berechtigte Programm Stakeholder informieren
9. Rahmenbedingungen und Vorgaben für die Programmberichterstattung ermitteln
10. Programmstatusberichte gemäss Vorgaben erstellen und Sitzungen vorbereiten, durchführen, nachbearbeiten und Programmprotokolle erstellen; Entscheide festhalten
11. Programmablauf und wichtige Erkenntnisse laufend mit dem Programmauftraggeber abstimmen
12. Programmmitarbeitende führen und die Zielorientierung sicherstellen
13. Abweichungen von der Planung analysieren und Massnahmen einleiten
14. Änderungen gegenüber dem Programminitialisierungsauftrag durch den Programmauftraggeber genehmigen lassen

1. Programmarbeitsauftrag
2. Programmprotokoll
3. Programmstakeholderinteressen
4. Programmstakeholderliste
5. Programmstatusbericht