Während der gesamten Projektdauer werden die Projektbeteiligten beauftragt und geführt, damit sie ihre Aufgaben erfüllen können. Der Projektfortschritt wird laufend überprüft und die Planung aktualisiert.

Die Führung und Kontrolle des Projekts basiert auf der Projektplanung. Die Planung beschreibt wie die Ziele erreicht werden (Soll) und zeigt den aktuellen Projektstand (Ist) sowie die zukünftige Entwicklung (Prognose) auf.

Der Projektleiter erteilt Arbeitsaufträge, führt und unterstützt die Projektbeteiligten und koordiniert die Abhängigkeiten zwischen den Arbeiten.

Die in der Planung definierten Aufgaben und Ergebnisse werden mit Arbeitsaufträgen konkretisiert. Dadurch werden die Arbeitsprozesse transparent, die Planung wird laufend verfeinert und die Gefahr von Missverständnissen reduziert.

Auf der Grundlage der Planung und der Arbeitsaufträge wird der Projektfortschritt periodisch überprüft. Die Istwerte der aktuellen Projektsituation werden erhoben und mit der Planung verglichen. Die Aufwände, Kosten und Termine für den weiteren Projektverlauf werden geschätzt und als Prognose in der Planung abgebildet. Bei aufgetretenen oder prognostizierten Abweichungen von der Planung leitet der Projektleiter Massnahmen ein, damit die Ziele erreicht werden. Die Wirkung der Massnahmen wird laufend beurteilt.

Die Informationen zum Projektstand und zur Prognose werden über das Reporting an die Projektsteuerung geliefert.

Das Reporting (Berichtswesen) stellt die formal standardisierte Information zwischen Projektführung, Projektsteuerung und weiteren Stellen sicher.

Die Informationen zur Führung und Kontrolle des Projektes werden im Projektmanagementplan festgehalten.

Das Reporting wird im Projektmanagementplan geregelt. Es besteht aus dem Berichtswesen und Projektsitzungen. Zum Berichtswesen gehören der Projektstatusbericht und der Phasenbericht. Je nach Vorgaben der Stammorganisation werden weitere Berichte benötigt.

Die Arbeitsaufträge werden basierend auf den Rollen den verantwortlichen Projektmitarbeitenden im Voraus zugeordnet.

Sind massgebende Projektänderungen erforderlich, werden sie über die Aufgabe Änderungsmanagement führen behandelt.

Die Detailplanung der nächsten Phase erfolgt mit der Aufgabe Phasenfreigabe vorbereiten.

1. Kick-off-Sitzung mit Beteiligten durchführen und Projektkultur gestalten
2. Rahmenbedingungen und Vorgaben für das Reporting ermitteln
3. Reporting mit Berichtswesen und Projektsitzungen im Projektmanagementplan festlegen und mit Auftraggeber vereinbaren
4. Projektstatusberichte gemäss Vorgaben erstellen und Sitzungen vorbereiten, durchführen, nachbearbeiten und Protokolle erstellen. Entscheide festhalten
5. Projektablauf und wichtige Erkenntnisse laufend mit dem Auftraggeber abstimmen
6. Projektmitarbeitende führen und die Zielorientierung sicherstellen
7. Arbeitsaufträge erstellen und gemeinsames Verständnis in Bezug auf Vorgehen und Ergebnisse sicherstellen
8. Abhängigkeiten zwischen Aufträgen koordinieren
9. Fortschrittskontrolle durchführen, dazu Istwerte mit Planwerten vergleichen und Prognosen erstellen
10. Abweichungen von der Planung analysieren und Massnahmen einleiten
11. Projektmanagementplan laufend nachführen

1. Projektmanagementplan
2. Arbeitsauftrag
3. Projektstatusbericht
4. Protokoll