Le contrat de prestations crée une relation clairement réglementée entre le projet et les prestataires de services (internes ou externes) d'une part, et entre l'organisation de projet et l'organisation permanente d'autre part. Les écarts pendant la fourniture de la prestation sont identifiés et traités.

Délimitations

1. Si, dans le cadre de la phase d'initialisation, on constate que l'ensemble du projet ne représente qu'un achat et qu'il n'y a plus d'autres activités de projet, l'achat passe directement au service dédié de l'organisation permanente, et on met un terme au projet. HERMES ne couvre pas ce type d'achats.
2. Un achat global au moyen de procédures ouvertes ou sélectives et d'une publication publique (par ex. un appel d'offres public) est réalisé avec le module Achat en cas d'adaptation du produit ou du système, sinon directement par le service des achats de l'organisation permanente, en dehors de l'organisation de projet.
3. Un accord passé entre l'utilisateur et le futur exploitant du système qui porte sur l'obtention de services spécifiques à l'exploitation et à la maintenance pendant la phase d'utilisation du système, à savoir l'accord sur le niveau de service, est élaboré dans le module Exploitation informatique.

Le projet fait appel à différentes prestations internes et externes à l'organisation, lesquelles doivent être convenues et gérées. Les prestations achetées dans le cadre du projet sont par exemple les prestations en matière de personnel (ressources humaines), les locaux, les moyens informatiques et la formation.

Les besoins en matière de prestations sont identifiés et analysés, et, le cas échéant, une étude de marché est réalisée. À cette occasion, il s'agit de répondre aux questions suivantes:

1. Un appel d'offres se justifie-t-il ? Quels sont les besoins concrets ?
2. Quelles ressources doivent être achetées, en quel nombre et, dans le cas des ressources humaines, par exemple avec quelle orientation professionnelle ?
3. Quelle est la situation actuelle du marché ? Quelle offre trouve-t-on de manière générale ?
4. Sur quel marché évolue-t-on ?
   À combien de soumissionnaires doit-on s'attendre ?
   Quels soumissionnaires et fournisseurs entrent en ligne de compte ?
   Des contrats ont-ils déjà été conclus ? Jusqu'à quand sont-ils valables ?
   À quelles exigences les soumissionnaires doivent-ils être soumis ?
5. Quand faut-il acheter et pour quelle durée d'utilisation ?
6. Le financement est-il garanti (budget du projet) ?

Sur cette base, des offres sont demandées, et des accords sont conclus.

Toutefois, si l'analyse des besoins et du marché révèle la nécessité de procéder à un achat global au moyen de procédures ouvertes ou sélectives et d'une publication publique, l'achat des ressources est réalisé à l'aide du module Achat.

La conformité entre les prestations, d'une part, et la planification et les accords, d'autre part, est vérifiée périodiquement.

Cette tâche permet de traiter les quatre cas suivants:

1. achat de prestations internes sans imputation des prestations
2. achat de prestations internes avec imputation des prestations
3. achat de prestations externes: procédure de gré à gré (avec une ou plusieurs offres)
4. achat de prestations externes: procédure sur invitation (avec plusieurs offres et rapport d'évaluation)

Les quatre cas pertinents sont traités de la manière suivante:

1. cas 1 et cas 2
   L'achat de prestations internes de l'organisation permanente (c'est-à-dire sans juridiction en cas de litige) est réglée par des accords de projet ainsi que par des accords sur le niveau de service du projet pour l'exploitation pendant les phases du projet.

L'accord de projet règle les prestations pour le déroulement du projet. L'accord sur le niveau de service du projet règle l'exploitation du système (par ex. le système de test) pour l'exploitation pendant les phases du projet.

1. cas 3
   L'achat de prestations externes dans une procédure de gré à gré est réglée par des demandes d'offres et des contrats ainsi que par des accords sur le niveau de service qui sont spécifiques aux fournisseurs de prestations.
2. cas 4
   L'achat de prestations externes dans une procédure sur invitation est réglée par des demandes d'offres et des contrats ainsi que par des accords sur le niveau de service qui sont spécifiques aux fournisseurs de prestations. Pour l'évaluation des offres, un rapport d'évaluation est établi lors de la procédure sur invitation.

Les accords de projet, les accords sur le niveau de service du projet, les accords sur le niveau de service qui sont spécifiques aux fournisseurs de prestations et les contrats sont élaborés conformément aux directives de l'organisation permanente. HERMES désigne ces résultats comme étant un accord.

Une évaluation des prestations est effectuée pendant la fourniture des prestations et à la fin de celles-ci, puis elle est discutée avec les personnes impliquées dans leprojet. Elle constitue la base d'éventuelles mesures de pilotage. Les écarts par rapport aux prestations convenues ou aux besoins sont analysés et traités via la tâche Gérer les modifications. Les modifications sont initiées à temps afin que le respect des prescriptions (par ex. des bases légales) soit garanti. Les problèmes importants sont résolus au moyen de la tâche Traiter les problèmes et mettre à profit les expériences.

1. Mandat d'initialisation du projet
2. Plan de gestion du projet
3. Mandat d'exécution

1. identifier, sur la base des tâches et des résultats planifiés, les profils de rôle nécessaires (exigences en matière de compétences) et les besoins en capacités pour les ressources humaines et les consigner en tant qu'exigence en matière de besoins
2. identifier les besoins en infrastructures qui sont nécessaires (locaux, matériel, logiciels, moyens de communication, etc.)
3. rédiger les accords de projet et les accords sur le niveau de service au niveau interne
4. établir des demandes d'offres pour des prestations et des services externes, demander des offres et les évaluer; en cas de procédure sur invitation, rédiger un rapport d'évaluation
5. coordonner les accords avec les organes de prescription et de contrôle de gestion ou les faire vérifier par ces derniers puis les conclure.
6. évaluer les prestations pendant leur fourniture et à la fin de celles-ci.

1. Demande d'offres
2. Offre
3. Rapport d'évaluation
4. Accord