Introduction

Rôles et formes d’organisation

L'organisation de programme requiert des rôles spécifiques en matière de pilotage et de conduite. Ces rôles complètent ou remplacent ceux de l'organisation de projet. Les rôles de l'organisation de projet sont donc parfois modifiés afin qu'ils soient en adéquation avec les rôles requis par l'organisation d'un programme.

Le présent manuel décrit deux formes d'organisation, mais d'autres sont possibles. Différents rôles et tâches sont associés aux formes d'organisation. Ainsi seules les tâches figurant dans la forme d'organisation choisie concernent le programme en cours.

Organisation de programme et organisation permanente

Comme l'organisation de projet, l'organisation de programme entretient une relation étroite avec l'organisation permanente. Leur collaboration repose sur une communauté de principes; elle est décrite dans le manuel de référence HERMES 5 pour la gestion de projet. Le présent manuel ne commente pas cet aspect.

Organisation de programme et organisation de projet

L'organisation de programme repose par principe sur l'organisation de projet décrite dans le manuel de référence HERMES 5 pour la gestion de projet.

L'organisation de projet est intégrée dans l'organisation de programme. L'organisation de projet et les rôles pertinents sont modifiés à cette fin.

Description de l’organisation de programme

Organisation de programme

Au même titre que l'organisation de projet, l'organisation de programme est temporaire. Elle entre en fonction au moment de la décision concernant l'initialisation du programme, elle est dissoute par la décision de clore le programme.

L'organisation de programme comprend, d'une part, le pilotage et la conduite du programme et, d'autre part, plusieurs projets et leur organisation.

L'organisation de programme est adaptée en continu aux besoins de ce dernier. Plusieurs projets sont libérés et clos au cours de l'exécution du programme. Souvent, les projets ne se trouvent pas dans la même phase.

Formes d'organisation

Plusieurs modes d'organisation sont possibles concernant le pilotage et la conduite d'un programme. Les principales questions qu'il convient de se poser lors de la détermination de l'organisation de programme sont notamment les suivantes:

La responsabilité concernant la réussite de l'exécution du programme et des projets incombe-t-elle

1. à une même organisation pour tous les projets?
2. à différentes organisations pour les différents projets?

L'intégration des parties prenantes du programme dans le pilotage se passe-t-elle

1. au niveau du programme uniquement?
2. au niveau du projet uniquement?
3. aux niveaux du programme et du projet?

Le présent manuel se limite à la description de deux formes d'organisation avec leurs rôles, leurs tâches et leurs résultats. Ces formes d'organisation servent de base pour définir l'organisation de programme effective. Celle-ci est décrite de manière spécifique dans le manuel de gestion du programme concerné.

La figure présente un aperçu schématisé des deux formes d'organisation décrites. D'autres formes d'organisation sont possibles.

Forme d'organisation 1

Une seule unité d'organisation est responsable de la réussite du programme et de tous les projets concernés:

1. Le mandant du programme est responsable de la réussite du programme et des projets.
2. Le chef de programme dirige les chefs des projet.

Forme d'organisation 2

Plusieurs unités d'organisation sont responsables de la réussite des projets qui leur sont affectés:

1. Le mandant du programme est responsable de la réussite du programme.
2. Un mandant de projet est nommé pour chaque projet; il est responsable de la réussite de ce projet.
3. Le mandant du programme pilote les projets par l'intermédiaire des mandants des projets; le coordonnateur du programme assiste le mandant du programme.

Forme d'organisation individuelle

HERMES ne connaissant ni le programme concret ni son intégration dans l'organisation permanente, il peut être judicieux d'opter pour des formes personnalisées d'organisation de programme. L'organisation de programme choisie est consignée dans le plan de gestion du programme.

Utilisation de la forme d'organisation

Généralement, la phase d'initialisation du programme est exécutée dans le cadre de la forme d'organisation 1. Au terme de cette phase, on peut passer à la forme d'organisation 2 ou à une forme d'organisation personnalisée.

Description des rôles

Explications concernant la description des rôles

Les rôles décrivent les responsabilités, les compétences et les qualifications des participants au programme. Ils constituent la base d’une compréhension commune. Ils sont attribués à des tâches et à des résultats.

1. Les tâches sont toujours attribuées à un rôle.
2. Le rôle chargé d’une tâche est responsable tant de la production des résultats qui découlent de cette tâche que des résultats eux-mêmes.
3. Les résultats sont attribués à d’autres rôles qui participent à leur production. La liste des rôles impliqués dans la production des résultats n’est pas exhaustive et doit être adaptée aux spécificités des projets.

Chaque rôle fait l’objet d’une description, dont la structure est toujours la même:

1. Description
   assure la compréhension du rôle.
2. Responsabilités
   présente les responsabilités du rôle.
3. Compétences
   indique les autorisations dont dispose ce rôle.
4. Qualifications
   décrit les connaissances dont une personne a besoin pour assumer le rôle, sans faire de distinction entre les connaissances et l’expérience, car le degré des qualifications requises dépend fortement du programme concerné.
5. Relations
   met en évidence les liens entre le rôle, les modules, les résultats et les tâches.

Liste des rôles

1. Représentant des utilisateurs
2. Business analyst du programme
3. Gestionnaire de la qualité et des risques du programme
4. Mandant du programme
5. Membre du comité de programme
6. Coordonnateur du programme
7. Chef de programme
8. Assistance de programme

Adaptations par rapport aux rôles prévus par HERMES pour la gestion de projet

Motifs des adaptations

Lorsque des projets sont exécutés dans le cadre d'un programme, certains rôles de l'organisation de projet doivent être adaptés. Les rôles concernés sont répertoriés ci-dessous. Les adaptations varient en fonction de la forme d'organisation choisie pour le programme. C'est la raison pour laquelle seuls certains aspects sont traités.

Les descriptions des rôles adaptées en vue de l'exécution du programme figurent dans le plan de gestion du programme.

Le plan de gestion du programme inclut également les règles concernant l'établissement des rapports, la communication, la gestion des modifications, la procédure de transmission des problèmes et, en fonction de la situation, d'autres aspects pouvant avoir des répercussions sur les descriptions des rôles.

Rôles à adapter

Mandant du projet

Adaptations

Le rôle du mandant du projet est adapté comme suit:

1. Le mandant du projet prend les décisions conformément au chapitre sur le processus de décision.
2. Il consulte régulièrement le mandant du programme.
3. Il établit la planification de la communication en concertation avec le chef ou le coordonnateur du programme.

Précision:

1. Il appartient au chef de projet de consulter les organes de prescription et de contrôle de gestion.

Chef de projet

Adaptations

En fonction de la forme d'organisation, le chef de projet est dirigé par un autre rôle.

1. Forme d'organisation 1: le chef de programme dirige le chef de projet, à la place du mandant du projet.
2. Forme d'organisation 2: le mandant du programme dirige le mandant du projet, qui à son tour dirige le chef de projet.
3. Il règle les méthodes, pratiques et outils qui sont définis dans le programme et doivent être employés dans le projet en complément à HERMES, et garantit leur utilisation
4. Il établit le plan de gestion du projet en concertation avec le chef ou le coordonnateur du programme

Précision:

1. Il appartient au chef de projet de consulter les organes de prescription et de contrôle de gestion.