Entscheid Projektabschluss treffen
Zweck
Mit dem Entscheid Projektabschluss wird die Projektorganisation aufgelöst und das Projekt beendet.
Grundidee
Der letzte Schritt des Projektabschlusses ist die Auflösung der Projektorganisation. Sie liegt in Kompetenz und Verantwortung des Auftraggebers. Die Projektbeteiligten werden offiziell aus den Projektverantwortlichkeiten entlassen.
HERMES spezifisch
Der Entscheid Projektabschluss ist der letzte ordentliche und formelle Entscheid im Projekt.
Der Auftraggeber prüft, ob alle Ergebnisse formell korrekt dokumentiert und für weitere Nutzung und für die Anwendungsorganisation geordnet bereitgestellt sind. Er stellt weiter sicher, dass die Anforderungen der Controlling- und Vorgabestelle sowie der Governance an den Projektabschluss erfüllt sind. Er prüft die Projektschlussbeurteilung der Projektleitung, genehmigt sie oder weist sie zurück. Wichtige Erfahrungen aus dem Projekt leitet er an die relevanten Stellen weiter.
Ferner prüft er, inwieweit die aufzulösende Projektorganisation während der Nutzungsdauer des Lösungssystems als Anwendungsorganisation Verwendung finden könnte und wenn ja, ob dies im Rahmen der Stammorganisation möglich bzw. machbar sei.
Der Auftraggeber entscheidet,
- ob das Projekt abgeschlossen wird oder ob vor dem Projektabschluss weitere Dokumentation der Ergebnisse zu erarbeiten ist; und
- ob die aufgelöste Projektorganisation unter einer anderen Bezeichnung teilweise oder vollständig an die Nachfolgeorganisation übergeht oder nicht.
Wenn im Projekt spezifische Stellen für Controlling und QS/Risikomanagement beauftragt wurden, erstellen sie einen eigenen Schlussbericht.
Grundlagen
Aktivitäten
- Checkliste Projektabschluss mit weiteren Kriterien ergänzen.
- Sicherstellen, dass die Abschlussarbeiten vollständig erfolgt sind. Entsprechende Prüfungen durchführen bzw. beauftragen.
- Projektschlussbeurteilung und weitere Entscheidungsgrundlagen den Entscheidungsträgern zustellen.
- Entscheidung mit den Controlling- und Vorgabestellen abstimmen.
- Schlusssitzung des Projektausschusses durchführen.
- Projektschlussbeurteilung genehmigen (oder zurückweisen).
- Formellen Entscheid zum Projektabschluss treffen.
- Bei positivem Entscheid:
- Projektorganisation auflösen;
- Betroffene und Interessierte über Entscheid informieren;
- Projekterfahrungen an relevante Stellen weiterleiten.