Entscheid Projektabbruch treffen
Zweck
Mit dem Entscheid Projektabbruch wird die vorzeitige Beendigung eines Projektes beschlossen, noch bevor die gesetzten Ziele erreicht worden sind. Die Projektorganisation wird aufgelöst und das Projekt geordnet beendet.
Grundidee
Ein Projektabbruch ist ein nicht geplanter Schritt, der höchstens dann als mögliche Handlung vorgesehen werden kann, wenn z. B. ein Pilotprojekt, ein Forschungsprojekt oder ein Projekt unter erschwerten kritischen Bedingungen angegangen wird.
Der meist unpopuläre Schritt eines Projektabbruchs liegt vollumfänglich in der Kompetenz und Verantwortung des Auftraggebers. Der Abbruch soll möglichst reibungslos und ohne «Kollateralschäden» erfolgen. Die Auflösung der Projektorganisation wird analog einem Projektabschluss durchgeführt. Die Projektbeteiligten werden offiziell aus den Projektverantwortlichkeiten entlassen.
Die Dokumentenablage wird bereinigt und die vorhandene Projektdokumentation an die Stammorganisation übergeben. Die Projektabbruchgründe werden zusammengetragen und dokumentiert. Eventuell offene relevante Pendenzen und unerledigte Punkte werden an die zuständigen Personen in der Stammorganisation übergeben. Allfällige rechtliche Aspekte, die sich aus nicht erfüllten Verträgen ergeben, gehen an die Rechtsabteilung der Stammorganisation.
HERMES spezifisch
Ein Projektabbruch ist nur im Rahmen der Lösungsentstehung möglich, also nach dem Entscheid Durchführungsfreigabe und vor dem Entscheid Phasenfreigabe Abschluss. Er stellt einen vorzeitigen, nicht geplanten, evtl. auch abrupten Projektabschluss mit dem Meilenstein Projektabschluss dar. Der Entscheid wird durch den Auftraggeber getroffen.
Eine Beendigung des Projekts während der Phase Initialisierung stellt keinen eigentlichen Projektabbruch dar, weil die Initialisierung einer strukturierten Orientierung für ein fokussiertes Vorhaben dient und die allenfalls ausbleibende Freigabe der Durchführung mit anschliessender Beendigung des Vorhabens zu den im Voraus einkalkulierten möglichen Schritten zählt. Dies gilt auch für Beendigung des Vorhabens im früheren Verlauf der Initialisierung. Eine formelle Beendigung des Vorhabens ist nicht vorgesehen, dennoch können bei Bedarf einige Aktivitäten dieser Aufgabe die Beendigung unterstützen.
Es ist darauf zu achten, dass die bereits erbrachte Wertschöpfung erhalten werden kann und so der projektabbruchbedingte Schaden begrenzt bleibt.
Da die Aufgabe Projektabschluss vorbereiten im Falle eines Projektabbruchs nicht durchgeführt werden kann, müssen zusätzlich vor dem Entscheid die Projekterfahrungen und die Projektschlussbeurteilung samt Abbruchhinweis erarbeitet werden.
Die Projektschlussbeurteilung der Projektleitung wird durch die Projektsteuerung geprüft und genehmigt bzw. zurückgewiesen. Der Auftraggeber leitet wichtige Erfahrungen aus dem Projekt an die relevanten Stellen weiter.
Der Auftraggeber stellt sicher, dass die Anforderungen der Controlling- und Vorgabestelle sowie der Governance an einen geordneten Projektabbruch erfüllt sind.
Es wird entschieden,
- dass das Projekt abgebrochen wird.
Wenn im Projekt spezifische Stellen für Controlling und QS/Risikomanagement beauftragt wurden, erstellen sie einen eigenen Schlussbericht.
Alle Projektmitarbeiter, alle betroffenen Stakeholder sowie alle am Projekt beteiligten internen Stellen und externen Dienstleister werden orientiert.
Grundlagen
Aktivitäten
- Checkliste Projektabbruch mit weiteren Kriterien ergänzen.
- Dokumentenablage bereinigen.
- Bereits entstandene Wertschöpfung, wenn möglich sichern.
- Laufende Arbeiten daraufhin prüfen, ob sie sofort abgebrochen werden sollen oder besser bis zum fertigen Ergebnis fortzusetzen sind.
- Sicherstellen, dass die Abschlussarbeiten vollständig erfolgt sind; entsprechende Prüfungen durchführen bzw. beauftragen.
- Nicht benötigte Ressourcen (Infrastruktur usw.) an die Stammorganisation zurückgegeben.
- Zugriffsberechtigungen aufheben, die spezifisch für das Projekt erteilt wurden.
- Aufwanderfassungssysteme, die Projektbuchhaltung, das Reporting usw. abschliessen.
- Offene Pendenzen aus dem Projekt an verantwortliche Personen in der Stammorganisation übergeben.
- Entscheidung den Controlling- und Vorgabestellen sowie dem Projektteam kommunizieren.
- Vorhaben im möglichen Portfolio löschen lassen.
- Schlusssitzung des Projektausschusses durchführen.
- Formellen Entscheid Projektabbruch treffen.
- Projektorganisation auflösen.
- Betroffene und Interessierte über Entscheid informieren.
- Projekterfahrungen um die Erfahrung des Projektabbruchs ergänzen und an relevante Stellen weiterleiten.
- Rechtliche Aspekte wie Streitfragen betreffend Vereinbarungen, Rückabwicklung, Mitverschuldung, Honorare, Schadendersatzansprüche u. ä. in einem separaten Auftrag samt Unterlagen an die Rechtsabteilung der Stammorganisation weiterleiten oder die Juristen direkt beiziehen.