Leistungen vereinbaren und steuern

Mit der Leistungsvereinbarung entsteht eine klar geregelte Beziehung zwischen dem Projekt und den (internen oder externen) Dienstleistungserbringern einerseits und zwischen der Projekt- und der Stammorganisation anderseits. Abweichungen während der Leistungserbringung werden identifiziert und behandelt.

Abgrenzungen:

• Wird im Rahmen der Initialisierungsphase festgestellt, dass das ganze Vorhaben lediglich eine Beschaffung darstellt und sonst keine Projektaktivitäten mehr anfallen, geht die Beschaffung direkt an den Einkauf der Stammorganisation über und das Vorhaben wird beendet. HERMES unterstützt keine blosse Beschaffung.
• Umfassende Beschaffung mittels offener oder selektiver Verfahren und öffentlicher Publikation (z. B. eine öffentliche Ausschreibung) werden im Fall von Produkt- oder Systemadaption mit dem Modul Beschaffung durchgeführt, ansonsten ausserhalb der Projektorganisation direkt durch den Einkauf der Stammorganisation.
• Eine Vereinbarung über den Bezug von betriebs- und wartungsspezifischen Dienstleistungen während der Nutzungsphase des Systems zwischen dem Anwender und dem künftigen Betreiber des Systems, das Service Level Agreement (SLA), wird im Modul IT-Betrieb erarbeitet.

Das Projekt bezieht verschiedene organisationsinterne und -externe Leistungen, die vereinbart und gesteuert werden müssen. Leistungen, die vom Projekt bezogen werden, sind z. B. Mitarbeiterleistungen (Personalressourcen), Räume, IT-Mittel, Ausbildung usw.

Der Bedarf an Leistungen wird identifiziert und analysiert und ggf. eine Marktuntersuchung durchgeführt. Hierbei werden folgende Fragen geklärt wie:

• Rechtfertigt sich eine Ausschreibung, wie ist der konkrete Handlungsbedarf?
• Welche Ressourcen sollen beschafft werden, in welcher Anzahl und bei Personalressourcen z. B. mit welcher fachlichen Ausrichtung?
• Wie gestaltet sich die derzeitige Marktsituation, wie ist das allgemeine Angebot?
• In welchem Markt bewegt man sich?
  Mit wie vielen Anbietenden ist zu rechnen?
  Welche Anbieter und Lieferanten kommen in Frage?
  Bestehen bereits Verträge und wie lange ist deren Laufzeit?
  Welche sind die Anforderungen an die Anbieter?
• Wann und für welche Einsatzdauer soll beschafft werden?
• Ist die Finanzierung gewährleistet (Projektbudget)?

Darauf basierend werden Angebote eingeholt und Vereinbarungen abgeschlossen.

Wird allerdings im Rahmen der Bedarfs- und Marktanalyse festgestellt, dass eine umfassende Beschaffung mittels offener oder selektiver Verfahren und öffentlicher Publikation notwendig ist, wird die Ressourcenbeschaffung mit dem Modul Beschaffung durchgeführt.

Die Leistungen werden periodisch auf Übereinstimmung mit der Planung und den Vereinbarungen hin überprüft.

Mit dieser Aufgabe werden folgende vier Fälle abgewickelt:

1. Bezug interner Leistungen ohne Leistungsverrechnung.
2. Bezug interner Leistungen mit Leistungsverrechnung.
3. Bezug externer Leistungen: freihändiges Verfahren (mit einer oder mehreren Offerten).
4. Bezug externer Leistungen: Einladungsverfahren (mit mehreren Offerten und Evaluationsbericht).

Die vier relevanten Fälle werden folgendermassen abgewickelt:

• Fall 1 und Fall 2
  Bezug von internen Leistungen der Stammorganisation (d. h. ohne Gerichtsbarkeit im Streitfall) wird mit Projektvereinbarungen sowie Projekt-SLA für den Betrieb während der Projektphasen geregelt.

Die Projektvereinbarung regelt die Leistungen für die Projektabwicklung. Das Projekt-SLA regelt den Betrieb des Systems (z. B. das Testsystem) für den Betrieb während der Projektphasen.

• Fall 3
  Bezug von externen Leistungen im freihändigen Verfahren wird über Offertanfragen und Verträge sowie leistungserbringerspezifische SLAs geregelt.
• Fall 4
  Bezug von externen Leistungen im Einladungsverfahren wird über Offertanfragen und Verträge sowie leistungserbringerspezifische SLAs geregelt. Für die Bewertung der Offerten wird beim Einladungsverfahren ein Evaluationsbericht erstellt.

Projektvereinbarungen, Projekt-SLAs, leistungserbringerspezifische SLAs und Verträge werden nach den Vorgaben der Stammorganisation erarbeitet. HERMES bezeichnet diese Ergebnisse als Vereinbarung.

Während der Leistungserbringung und bei Abschluss derselben wird eine Leistungsbeurteilung durchgeführt und mit den Projektbeteiligten besprochen. Sie bildet die Grundlage für allfällige Steuerungsmassnahmen. Abweichungen von den vereinbarten Leistungen oder vom benötigten Bedarf werden analysiert und über die Aufgabe Änderungen managen behandelt. Änderungen werden rechtzeitig initiiert, damit die Einhaltung der Vorgaben (z. B. der rechtlichen Grundlagen) gewährleistet ist. Massgebende Probleme werden über die Aufgabe Probleme behandeln und Erfahrungen nutzen gelöst.

• Projektinitialisierungsauftrag
• Projektmanagementplan
• Durchführungsauftrag

• Basierend auf den geplanten Aufgaben und Ergebnissen die benötigten Rollenprofile (Anforderungen an die Fähigkeiten) sowie den Kapazitätsbedarf für Personalressourcen erheben und als Bedarfsanforderung festhalten.
• Den Bedarf an benötigter Infrastruktur (Räume, Hardware, Software, Kommunikationsmittel usw.) erheben.
• Die internen Projektvereinbarungen und SLAs erstellen.
• Offertanfragen für externe Leistungen und Services erstellen, Angebote einholen und bewerten. Bei Einladungsverfahren einen Evaluationsbericht erstellen.
• Vereinbarungen mit den Controlling- und Vorgabestellen abstimmen bzw. durch diese prüfen lassen und anschliessend abschliessen.
• Leistungen während der Leistungserbringung und bei deren Abschluss beurteilen.

• Evaluationsbericht
• Vereinbarung
• Offertanfrage
• Angebot