Les participants au projet sont coordonnés et guidés pendant toute la durée du programme. Les décisions du pilotage du programme sont préparées. L'état d'avancement du programme est contrôlé en continu, la planification est actualisée, et les informations correspondantes sont communiquées au pilotage des projets. Pendant la phase d'exécution, les chefs de projet sont en outre guidés et coordonnés pour ce qui concerne l'accomplissement de leurs tâches.

La conduite et le contrôle du programme se fondent sur la planification. Celle-ci décrit comment atteindre les objectifs définis et présente l'état actuel du projet ainsi que son développement futur (prévisions).

L'avancement du programme et des projets est contrôlé en continu sur la base de la planification et du degré d'achèvement des résultats. En cas d'écarts, survenus ou prévus, des mesures doivent être prises pour que les objectifs puissent quand même être atteints. Si nécessaire, la planification est mise à jour.

Les interdépendances entre projets et les dépendances du programme vis-à-vis de facteurs externes sont identifiées, surveillées et coordonnées.

Le mandat d'initialisation du programme constitue le fondement de la conduite et du contrôle du programme pendant la phase d'initialisation.

Au cours des phases suivantes, les informations relatives à la conduite, à la coordination et au contrôle du programme sont consignées dans le plan de gestion du programme. L'activité de rapport consiste à rédiger des rapports et à organiser des réunions de programme et de projets. Elle comprend aussi l'élaboration du rapport sur l'état du programme. Selon les directives de l'organisation permanente, des rapports supplémentaires sont nécessaires. Si le programme doit subir des modifications de grande importance, celles-ci doivent être traitées sous forme d'activités dans le cadre de la gestion des modifications.

Les mandats de travail du programme sont attribués d'avance aux collaborateurs en fonction de leurs rôles respectifs.

Les tâches suivantes, qui incombent au chef de projet dans le module Conduite de projet, peuvent également être exécutées au niveau du programme, selon la situation.

1. Définir et piloter les prestations

Les prestations transversales nécessaires à plusieurs projets sont convenues à un niveau supérieur, de concert avec les chefs de projet. Le pilotage des prestations, dans le projet, reste de la responsabilité du chef de projet.

1. Traiter les problèmes et profiter des expériences réalisées

Les problèmes que les chefs de projet font remonter (escalades) sont traités au niveau du programme selon les directives définies dans le plan de gestion du programme. Les expériences acquises dans le cadre des projets sont collectées pour l'ensemble du programme et consignées dans un document global.

1. Conduire la gestion des parties prenantes du programme et la communication

La gestion des parties prenantes du programme et la communication concernant les projets sont coordonnées à un niveau supérieur. La planification de la communication concernant les projets se fait à l'aide du plan de communication dans le plan de gestion du programme.

1. Conduire l'assurance de la qualité

Les mesures d'assurance de qualité pour les résultats spécifiques au programme sont définies et inscrites dans le plan de gestion du programme.

1. Conduire la gestion des risques

Les risques du programme qui ont été identifiés sont consolidés avec ceux des projets et consignés dans un catalogue global de risques (dans le rapport sur l'état du programme ou en tant que résultat autonome). Les éventuelles mesures de gestion des risques sont définies avec les chefs de projet. L'évolution des risques est surveillée en continu.

1. Conduire la gestion des modifications

La gestion des changements inscrite dans le plan de gestion du programme s'applique en principe aussi aux projets et est gérée de manière globale. Des exceptions sont possibles en fonction des besoins.

1. faire approuver par le mandant du programme les modifications identifiées pendant la phase d'initialisation du programme qui sont en rapport avec le mandat d'initialisation du programme
2. mettre à jour en continu le plan de gestion du programme à partir du moment où l'exécution du programme a été libérée
3. organiser une réunion de lancement avec les parties concernées et créer une culture de programme
4. fournir l'infrastructure
5. planifier les tâches, les résultats et les ressources et établir les mandats en la matière
6. réaliser une analyse des parties prenantes du programme et établir la liste des parties prenantes du programme
7. informer le mandant du programme et les autres parties prenantes autorisées
8. fixer les conditions cadre et les directives pour les rapports propres au programme et communs aux différents projets, négocier celles-ci avec le mandant, ainsi que le système de rapport et les réunions de programme, et inscrire tous ces éléments dans le plan de gestion du programme
9. établir les mandats de travail du programme, s'assurer que tout le monde comprenne la procédure et les résultats de la même manière et coordonner les interdépendances entre les mandats
10. effectuer un contrôle des progrès réalisés (y compris des mesures d'assurance de la qualité et des risques), comparer pour cela les valeurs réelles avec les valeurs planifiées et établir des prévisions, analyser les écarts par rapport à la planification et prendre des mesures
11. rédiger des rapports sur l'état du programme, préparer des séances, les organiser, en assurer le suivi, rédiger des procès-verbaux de programme et consigner les décisions
12. diriger les collaborateurs du programme et s'assurer que les travaux aillent dans le sens des objectifs visés
13. diriger et coordonner les chefs de projet et coordonner les interdépendances entre les projets:
14. 1. réunir les informations sur l'état d'avancement des projets et les prévisions
    2. mettre à jour régulièrement le plan de gestion du programme, aussi sur la base des rapports sur les projets
    3. préparer les décisions du pilotage en collaboration avec les chefs de projet
15. piloter, coordonner et contrôler les tâches confiées en dehors des projets
16. 1. concrétiser les tâches et les résultats définis dans la planification au moyen de mandats de travail fixés au niveau du programme
    2. vérifier périodiquement les progrès réalisés, prendre des mesures correctives si nécessaire et évaluer leur impact en continu
17. identifier et coordonner les dépendances vis-à-vis de l'extérieur qui ne relèvent pas spécifiquement d'un projet particulier
18. exécuter les tâches de gestion des projets de manière analogue au niveau du programme
19. 1. définir et piloter les prestations
    2. traiter les problèmes et profiter des expériences réalisées
    3. conduire la gestion des parties prenantes du programme et la communication
    4. conduire l'assurance de la qualité
    5. conduire la gestion des risques
    6. conduire la gestion des modifications

1. Demande de modification du programme
2. Liste de l'état des modifications du programme
3. Mandat de travail du programme
4. Expériences acquises dans le cadre du programme
5. Plan de gestion du programme
6. Procès-verbal du programme
7. Procès-verbal de vérification du programme
8. Rapport sur l'état du programme
9. Intérêts des parties prenantes du programme
10. Liste des parties prenantes
11. Accord de programme