Conduire et contrôler le projet
But
Pendant toute la durée du projet, les participants au projet sont coordonnés et guidés. L'état d'avancement du projet est contrôlé en permanence, la planification est actualisée, et les informations correspondantes sont communiquées au pilotage du projet.
Idée générale
La conduite et le contrôle du projet se basent sur la planification. Celle-ci décrit comment les objectifs fixés seront atteints (objectifs).
Le chef de projet concrétise les tâches et les résultats définis dans la planification par des mandats de travail. Les processus de travail sont ainsi transparents, et le risque de malentendus est réduit. Dans le cadre d'une approche classique , le chef de projet règle les demandes spécifiques à la solution par l'intermédiaire du représentant des utilisateurs, avec lequel il se met d'accord; dans le cadre d'une approche agile , ces demandes deviennent caduques. Le chef de projet veille à ce que l'organisation de projet fonctionne et soit adaptée aux circonstances, dirige et soutient les participants au projet et coordonne les interdépendances entre les travaux.
L'avancement du projet est contrôlé périodiquement sur la base de la planification et du degré d'achèvement des résultats. L'état du projet à ce moment-là (situation réelle) est relevé et comparé à la planification (comparaison entre les objectifs et la situation réelle). Les charges, les coûts et les délais relatifs à la suite du projet sont estimés et représentés sous forme de prévisions. En cas d'écarts survenus ou prévus par rapport à la planification, le chef de projet, soutenu par le représentant des utilisateurs, prend des mesures pour que les objectifs fixés soient atteints. L'efficacité des mesures est évaluée en continu.
Les informations sur l'état d'avancement du projet et sur les prévisions sont collectées et rassemblées par la conduite du projet et communiquées au pilotage du projet au moyen de rapports.
Spécifique à HERMES
Le mandat d'initialisation du projet constitue la base de la conduite et du contrôle du projet pendant la phase d'initialisation.
Dans les phases suivantes, les informations relatives à la conduite et au contrôle du projet ainsi qu'à la réglementation du reporting sont consignées dans le plan de gestion du projet. le reporting consiste à rédiger des rapports et à organiser des réunions de projet. Le rapport sur l'état du projet ainsi que les rapports de phase et les rapports de release établis dans le cadre d'autres tâches font partie du système de rédaction des rapports. Suivant les directives de l'organisation permanente, des rapports supplémentaires sont nécessaires.
Les mandats de travail sont attribués au préalable aux collaborateurs responsables en fonction de leurs rôles respectifs.
Les exigences envers la solution, la spécification détaillée et le plan de release (dans le plan de gestion du projet) sont actualisés ou mis à jour en continu pendant le développement agile de la solution.
Si des modifications importantes doivent être apportées au projet, elles sont traitées via la tâche Gérer les modifications.
Conditions préalables
Activités
- faire approuver par le mandant les modifications identifiées pendant la phase d'initialisation en ce qui concerne le mandat d'initialisation du projet
- mettre à jour en permanence le plan de gestion du projet après la libération de l'exécution
- organiser une réunion de lancement avec les parties concernées et créer une culture de projet
- fournir l'infrastructure
- planifier les tâches, les résultats et les ressources et établir les mandats et contrôler l'avancement (y compris les mesures d'assurance qualité et les risques)
- fixer les conditions-cadreset les directives pour le reporting, le définir avec les rapports et les réunions de projet dans le plan de gestion du projet et en convenir avec le mandant
- rédiger des rapports sur l'état du projet conformément aux directives et préparer des séances, les organiser, en assurer le suivi et rédiger des procès-verbaux, consigner les décisions
- coordonner en permanence le déroulement du projet et les conclusions importantes avec le mandant
- diriger les collaborateurs du projet et assurer l'orientation vers les objectifs et la compréhension commune en ce qui concerne la procédure et les résultats
- créer des mandats de travail et, si nécessaire, les coordonner avec le représentant des utilisateurs coordonner les interdépendances entre les mandats
- contrôler les progrès réalisés (y compris des mesures d'assurance de la qualité et des risques), comparer pour cela les valeurs réelles avec les valeurs planifiées et établir des prévisions, analyser les écarts par rapport à la planification et prendre des mesures
- pendant le développement agile de la solution, mettre à jour les exigences envers la solution, la spécification détaillée et le plan de release (dans le plan de gestion du projet)