Gérer et informer les parties prenantes
But
Les parties prenantes sont identifiées, contactées et associées au projet, leurs intérêts fondamentaux sont analysés, et des mesures sont définies pour que la réussite du projet soit assurée. L'activité d'information permet d'assurer un flux d'informations institutionnalisé entre le projet et son environnement. Le marketing de projet fait également partie de l'information.
Idée générale
Le chef de projet et le mandant identifient et analysent toutes les personnes ou tous les groupes qui ont un intérêt légitime dans le déroulement du projet ou pour lesquels il est important de savoir, en raison de leurs intérêts, comment se comportera la future solution. Les intérêts, les attentes et les objectifs de ces parties prenantes concernées sont rassemblés, analysés et examinés afin que l'on puisse identifier des divergences ou des conflits potentiels. Afin d'augmenter les chances de réussite, les divergences ou les conflits identifiés doivent être résolus dans la mesure du possible. En cas de besoin, les processus décisionnels sont planifiés, et les décisions sont préparées.
Les objectifs et les mesures de communication sont planifiés ou mis en æuvre, et leurs effets sont examinés régulièrement. La communication tient compte des groupes cibles et des intérêts des parties prenantes.
Spécifique à HERMES
La tâche incombe en principe au chef de projet. Elle est consignée dans le plan de gestion du projet en fonction de la spécificité du projet.
Le chef de projet établit la liste des parties prenantes en collaboration avec le mandant et définit les intérêts des parties prenantes en collaboration avec le représentant des utilisateurs.
L'identification des parties prenantes, y compris l'établissement de la liste les mentionnant, et la définition des intérêts des parties prenantes sont des tâches qui sont effectuées pour la première fois lors de la phase d'initialisation et qui se poursuivent pendant le déroulement du projet.
Le flux d'informations institutionnalisé est défini dans le plan de communication qui fait partie du plan de gestion du projet.
Conditions préalables
Activités
- déterminer les conditions-cadreset les directives pour la communication
- identifier et analyser les parties prenantes, établir ou mettre à jour la liste des parties prenantes et définir les intérêts des parties prenantes
- identifier les parties prenantes appropriées en tant que membres potentiels du comité de pilotage et les proposer au mandant
- gérer les parties prenantes en continu
- informer en permanence le mandant, le représentant des utilisateurs et les autres parties prenantes autorisées
- définir les objectifs de communication, planifier les mesures de communication et les coordoner avec le mandant; mettre en æuvre les mesures et mesurer leur impact; mettre à jour en permanence le plan de communication dans le plan de gestion du projet
- élaborer une planification des décisions, la coordonner avec le mandant et l'intégrer dans la planification de la communication