Concordare e gestire le prestazioni

L'accordo sulle prestazioni crea un rapporto disciplinato in modo chiaro tra il progetto e i fornitori di servizi (interni o esterni) da un lato e tra l'organizzazione di progetto e quella permanente dall'altro. Le divergenze emerse durante la fornitura delle prestazioni sono identificate e gestite.

Delimitazioni

• Se durante la fase Avvio si stabilisce che l'intero progetto sia soltanto un acquisto e non esistono altre attività di progetto, l'acquisto passa direttamente al servizio degli acquisti dell'organizzazione permanente e il progetto è concluso. Un semplice acquisto non è supportato da HERMES.
• L'acquisto completo mediante procedure aperte o selettive e, ad esempio, con un bando di concorso pubblico, è effettuato con il modulo Acquisti nel caso di adeguamenti di prodotti o sistemi, altrimenti, al di fuori dell'organizzazione di progetto, direttamente dal Servizio degli acquisti dell'organizzazione permanente.
• Nel modulo Esercizio IT viene stipulato un accordo tra l'utente e il futuro gestore del sistema per l'acquisizione di prestazioni specifiche di gestione e manutenzione durante la fase di utilizzo del sistema, l'accordo sui livelli di servizio.

Il progetto beneficia di varie prestazioni interne ed esterne all'organizzazione che vanno concordate e gestite. I servizi acquistati dal progetto sono, ad esempio, le prestazioni dei collaboratori (personale), gli spazi, gli strumenti IT, la formazione ecc.

Il fabbisogno di prestazione è identificato ed eventualmente è condotta un'analisi di mercato. In questo contesto, ad esempio, sono chiarite le seguenti domande:

• si giustifica una pubblicazione del bando di concorso? Qual è la necessità d'intervento?
• Quali risorse devono essere acquistate? In che numero? E, nel caso delle risorse a livello di personale, con quale orientamento professionale?
• Qual è la situazione del mercato? Qual è l'offerta generale?
• In che mercato si opera?
  Quanti offerenti si possono prevedere?
  Quali sono gli offerenti e i fornitori che entrano in questione?
  Esistono già contratti? Qual è la loro durata?
  Quali sono i requisiti degli offerenti?
• Quando l'acquisto deve essere effettuato e per quale durata di utilizzo?
• Il finanziamento è garantito (budget del progetto)?

In base ad essere si raccolgono le offerte e si concludono gli accordi.

Tuttavia se nel quadro dell'analisi di mercato e del fabbisogno si stabilisce che sia necessario un acquisto mediante procedura aperta o selettiva e bando pubblico, l'acquisto deve essere effettuato con il modulo Acquisto.

Periodicamente si verifica che le prestazioni siano in linea con la pianificazione e gli accordi stipulati.

In questo compito rientrano i seguenti quattro casi:

1. Acquisto di prestazioni interne senza imputazione delle prestazioni
2. Acquisto di prestazioni interne con imputazione delle prestazioni
3. Acquisto di prestazioni esterne: aggiudicazione mediante trattativa privata (con una o varie offerte)
4. Acquisto di prestazioni esterne: procedura di invito (con varie offerte e rapporto di valutazione)

Essi vengono svolti nel modo seguente:

• Casi 1 e 2
  L'acquisto di prestazioni interne all'organizzazione permanente (ossia senza ricorso al foro giudiziario in caso di contenzioso) è regolato da accordi di progetto nonché da SLA di progetto per l'esercizio durante le fasi di progetto.
  L'accordo di progetto disciplina le prestazioni per lo svolgimento del progetto. Lo SLA di progetto disciplina l'esercizio del sistema (p. es. il sistema di test) durante le fasi del progetto.
• Caso 3
  L'acquisto di prestazioni esterne con aggiudicazione mediante trattativa privata è disciplinato da richieste di offerte e contratti nonché da SLA specifici.
• Caso 4
  L'acquisto di prestazioni esterne con procedura mediante invito è disciplinato da richieste di offerte e contratti nonché da SLA specifici. Per la valutazione delle offerte in caso di procedura mediante invito è elaborato un rapporto di valutazione.

Gli accordi di progetto, gli SLA di progetto, gli SLA specifici per i fornitori di servizi e i contratti sono elaborati secondo le direttive dell'organizzazione permanente. HERMES designa questi risultati con il termine di accordo.

Durante la fornitura della prestazione e al termine della stessa è eseguita una valutazione della prestazione, di cui si discute in seguito con i partecipanti al progetto. Essa costituisce la base per eventuali misure di gestione. Le divergenze rispetto alle prestazioni concordate o al fabbisogno necessario sono analizzate e trattate con il compito Gestire le modifiche. Le modifiche sono iniziate tempestivamente per garantire il rispetto delle direttive (p. es. delle basi legali). I problemi importanti sono da risolvere con il compito Trattare i problemi e sfruttare le esperienze.

• Mandato di avvio del progetto
• Piano di gestione progettuale
• Mandato di esecuzione

• In base ai compiti e ai risultati pianificati, rilevare i profili di ruolo necessari (requisiti di competenze) nonché le capacità necessarie per il personale e definirli come requisiti.
• Rilevare le esigenze in fatto di infrastruttura (spazi, hardware, software, strumenti di comunicazione ecc.)
• Redigere gli accordi interni di progetto e gli SLA.
• Redigere le domande di offerta per prestazioni e servizi esterni, raccogliere le offerte e valutarle. In caso di procedura di invito, redigere un rapporto di valutazione.
• Concordare gli accordi con gli organi regolatori e di controllo della gestione, o farli esaminare da questi servizi e successivamente concluderli.
• Valutare le prestazioni durante la loro fornitura e alla loro conclusione.

• Rapporto di valutazione
• Accordo
• Domanda di offerta
• Offerta