Decisione Interruzione del progetto
Scopo
La decisione di interrompere un progetto comporta la decisione di concludere un progetto ancora prima di raggiungere gli obiettivi prefissati. L'organizzazione di progetto è sciolta e il progetto è concluso in modo ordinato.
Idea di fondo
L'interruzione del progetto è un'azione non pianificata che al limite può essere prevista se, ad esempio, si sta affrontando un progetto pilota, un progetto di ricerca o un progetto in condizioni estremamente critiche.
Il committente ha l'intera competenza e responsabilità in merito all'interruzione del progetto, decisione il più delle volte impopolare. L'interruzione deve avvenire nel modo più ordinato possibile e senza «danni collaterali». Lo scioglimento dell'organizzazione di progetto avviene in modo analogo alla conclusione di progetto. I partecipanti al progetto sono ufficialmente esonerati dalle loro responsabilità.
Il dossier dei documenti è riordinato e la documentazione del progetto disponibile è trasmessa all'organizzazione permanente. I motivi dell'interruzione sono raccolti e documentati. Se del caso tutte le questioni importanti in sospeso e i punti ancora da chiarire sono trasmessi alle persone responsabili dell'organizzazione permanente. Eventuali aspetti giuridici che sorgono da contratti non rispettati sono di competenza della divisione giuridica dell'organizzazione permanente.
Peculiarità di HERMES
L'interruzione di un progetto è possibile soltanto nel quadro dello sviluppo della soluzione, ovvero dopo la decisione Avvio dell'esecuzione e prima della decisione Avvio della fase Conclusione. Corrisponde a una fine non pianificata e forse brusca del progetto con la pietra miliare Conclusione del progetto. La decisione spetta al committente.
Concludere il progetto durante la fase Avvio non costituisce un'effettiva interruzione del progetto, poiché l'avvio serve come orientamento strutturato per un progetto mirato e l'eventuale mancato ottenimento dell'avvio dell'esecuzione e dunque la conclusione del progetto è una delle possibili fasi previste.
Quanto detto si applica anche per la conclusione del progetto nel corso iniziale dell'avvio. Non è prevista una conclusione formale del progetto ma se necessario alcune attività di questo compito possono supportarla.
Bisogna fare in modo che il valore aggiunto già creato possa essere mantenuto, limitando così i danni causati dall'interruzione del progetto.
Poiché il compito di concludere il progetto non può essere eseguito in caso di interruzione del progetto, prima di prendere una decisione è necessario elaborare anche le esperienze e la valutazione conclusiva del progetto, incluso l'avviso di interruzione.
La valutazione finale del progetto da parte della direzione del progetto è verificata dalla conduzione del progetto che la approva o la rifiuta. Il committente comunica agli organi competenti le esperienze importanti del progetto.
Il committente garantisce il rispetto dei requisiti di governance e degli organi regolatori e di controllo della gestione per un'interruzione ordinata del progetto.
Si decide
- che il progetto sarà interrotto.
Se nell'ambito del progetto, il controllo della gestione e il controllo della qualità e dei rischi sono stati assegnati a degli organi specifici, questi ultimi redigono un proprio rapporto finale.
Tutti i collaboratori del progetto, tutti gli stakeholder interessati e tutti gli organismi interni e i fornitori di servizi esterni coinvolti nel progetto sono informati.
Basi / Presupposti
Attività
- Checkliste Projektabbruch mit weiteren Kriterien ergänzen.
- Dokumentenablage bereinigen.
- Bereits entstandene Wertschöpfung, wenn möglich sichern.
- Laufende Arbeiten daraufhin prüfen, ob sie sofort abgebrochen werden sollen oder besser bis zum fertigen Ergebnis fortzusetzen sind.
- Sicherstellen, dass die Abschlussarbeiten vollständig erfolgt sind; entsprechende Prüfungen durchführen bzw. beauftragen.
- Nicht benötigte Ressourcen (Infrastruktur usw.) an die Stammorganisation zurückgegeben.
- Zugriffsberechtigungen aufheben, die spezifisch für das Projekt erteilt wurden.
- Aufwanderfassungssysteme, die Projektbuchhaltung, das Reporting usw. abschliessen.
- Offene Pendenzen aus dem Projekt an verantwortliche Personen in der Stammorganisation übergeben.
- Entscheidung den Controlling- und Vorgabestellen sowie dem Projektteam kommunizieren.
- Vorhaben im möglichen Portfolio löschen lassen.
- Schlusssitzung des Projektausschusses durchführen.
- Formellen Entscheid Projektabbruch treffen.
- Projektorganisation auflösen.
- Betroffene und Interessierte über Entscheid informieren.
- Projekterfahrungen um die Erfahrung des Projektabbruchs ergänzen und an relevante Stellen weiterleiten.
- Rechtliche Aspekte wie Streitfragen betreffend Vereinbarungen, Rückabwicklung, Mitverschuldung, Honorare, Schadendersatzansprüche u. ä. in einem separaten Auftrag samt Unterlagen an die Rechtsabteilung der Stammorganisation weiterleiten oder die Juristen direkt beiziehen.