Preparare la conclusione del progetto

Nell'ambito della preparazione della conclusione del progetto, sono svolte e documentate tutte le attività e le misure finali dal punto di vista formale, organizzativo e amministrativo, sono registrate le questioni ancora aperte e future pendenti. Sono trasmessi agli organi responsabili tutti i documenti e i risultati necessari, in modo da poter prendere la decisione di sciogliere l'organizzazione di progetto e concludere il progetto.

Il dossier dei documenti è riordinato e la documentazione del progetto è trasmessa all'organizzazione permanente.

Si valutano lo svolgimento del progetto e i risultati.

Tutte le pendenze relative al progetto sono trasmesse alle persone competenti in seno all'organizzazione permanente.

Osservazione:

• Per controllare il buon esito del progetto si deve verificare (p. es. da parte dell'organizzazione di applicazione), dopo un periodo congruo dalla sua conclusione, se si è prodotto l'effetto atteso dal committente. Questo controllo consiste ad esempio nell'effettuare una verifica approfondita degli obiettivi raggiunti o un calcolo retrospettivo.

La documentazione relativa alle esperienze di progetto è finalizzata. È stilata la valutazione finale del progetto.

• Piano di gestione progettuale
• Esperienze del progetto
• Pietra miliare Avvio della fase Conclusione

• Aggiornare il dossier dei documenti.
• Trasmettere all'organizzazione permanente la documentazione di sistema utile per l'esercizio, la manutenzione e lo sviluppo ulteriore; archiviare la documentazione inerente allo svolgimento del progetto (piani di progetto, verbali, contratti, rapporti di fase ecc.) conformemente alle direttive di archiviazione stabilite dall'organizzazione permanente.
• Restituire all'organizzazione permanente le risorse (infrastruttura ecc.) non più necessarie.
• Revocare le autorizzazioni di accesso attribuite specificatamente per il progetto.
• Chiudere i sistemi di rilevamento dei costi, la contabilità del progetto, il reporting ecc.
• Elaborare la valutazione finale del progetto.
• Finalizzare le esperienze di progetto.
• Stabilire come pendenza cosa esaminare per controllare il buon esito del progetto, quali misure prevedere a tal fine e a chi farle attuare.
• Trasferire tutte le pendenze in sospeso, comprese le misure necessarie, dal progetto all'organizzazione permanente (ad es. all'attenzione dell'organizzazione di applicazione).

• Valutazione finale del progetto
• Esperienze del progetto